职场新人电邮使用指南, 你都会了吗 思维导图

习惯使用即时信息交流的人，还需要邮件吗？当然。电子邮件在职场至少能起到以下不可替代的作用：

谨记每一封邮件都是正式存档。所以，不要在邮件中聊天。邮件作为沟通的成果固定，没必要给老板展示你们讨论问题的全过程。

不要把自己的脾气和意见带入邮件当中。私下交流怎么说都好，但作为“呈堂证供”的邮件，要是引起歧义和误解，麻烦就多了。

邮件是“笔谈”，对内宽松，对外正式。内部沟通讲究效率，邮件应该直奔主题。而对外邮件，则一定程度代表自身素质和公司形象。

私人问题和网购等场合不要用公司邮箱。实际上，非常多的公司都会完全监控你的工作邮箱里的每一封邮件。让公司知道你下班时在干什么不是个好主意。

刚刚走入社会的求职者，可能会面对重新选择一个适合的邮箱的问题。有不少我接触过的公司都会拒绝使用QQ邮箱，或者把自己的邮件签名设置成火星文或奇怪名字的人。至少对于互联网公司而言，一个人不会修改默认设置，只能随波逐流，给什么用什么，似乎不是一个好兆头。即使并非互联网公司这么挑剔，对其他公司最好也遵循同样的规矩。

选用不存在网站旗下的Gmail是一个不错的主意。国内大多数邮箱都可以收到来自Gmail的邮件，所以不用担心。用Outlook或者苹果的@me.com邮箱都可以。确实要选择国内邮箱的话，网易系列邮箱，或者QQ邮箱的别名——@foxmail.com邮箱都可以选择。尽可能的选用姓名拼音全拼作为邮箱地址的前缀。

你可以把新申请的求职邮箱的邮件，以及未来单位给你的邮箱的邮件都自动转发到你常用的邮箱，但请务必注意接下来的设置：

在写信时有一些基本的原则，但是很容易被人们忽略。哪怕是已经工作几年的人，有时候也会犯这个毛病。

一封邮件只写一个主题。在一封家书之中包罗万象那是上辈子的事情。电子邮件是没有成本和时间差的，所以宁可把所有的主题都拆开，分成四五封邮件发送，也不要把所有东西都写在同一封信里。

主题应包含所有核心关键点。邮件的主题应该怎么写呢？比较下面两个主题：——“报告”——“XX部门3月1日下午关于XXX问题的处理结果报告”不用说大家也知道该选择哪一种写法。

同一件事情的发起——跟进——考核在同一个线程完成。所谓线程，是指原邮件，回复邮件，回复上次回复的邮件等组成的一长串邮件的集合。多数邮箱服务的网页版，都支持把同一线程的邮件及其回复放在一起，看起来像是聊天界面。所以，多次回复之后邮件标题有一长串的“Re:Re:Re:Re:Re:Re:”，可以删掉多余的，只留下一个Re:就行。

紧急邮件发布同时在聊天工具，电话等地通知。就像上面说的一样，打电话往往可以确保你联系到对方，起到确认收到邮件与否的作用。

仔细检查收件人。首先，区分“回复”和“回复全部”。公司群发邮件一般是通知，如果确有必要回信，只回复发件人，不要群回。其次，“抄送”的意思是抄送给的那个人必须知道，但没有义务回复。一般是抄送给上级领导或者大Boss。只有和你的直接主管达成共识以后，才抄送更高的领导。

转发邮件时，要及时摘除不适合转发的信息。在说其他事项前，这条是最重要的。什么是“不适合转发的信息”？简单说，没必要让对方知道的都要删除，而不是你觉得对方知不知道都无所谓的就留着。

推荐去掉所有正文样式。在有些邮箱（比如Gmail）选择纯文本，另一些（比如网易邮箱）选择系统默认的字体和字号，不要用奇怪的字体、字号或颜色。

长文字直接写入正文，不要放在附件里。如果文字带有图表，用（图1）（图2）等占位符表示图片位置，将配图命名为“图1.jpg”“图2.jpg”等插入附件。然后，再配上同样文字的DOC/XLS/PPT或者PDF格式副本。

在正文开头附上目录。

写完要检查，避免错别字。对外邮件要用上你知道的各种文明用语。你在和客户或合作伙伴面对面的时候怎么说，就在邮件里怎么写。

要提示收件人查看附件。

邮件正文的副本要放在附件里。如果是未定稿，采用DOC/XLS/PPT格式；如果是定稿，采用PDF格式。考虑到某些电脑不支持DOCX/XLSX/PPTX格式，保存时要选择兼容模式。

附件超过4个要压缩打包。ZIP格式压缩包是绝大多数电脑都可以打开的格式。如果你安装了国产压缩软件（比如好压），切记不要直接点下一步，保存为它们专属的格式！

一般不要发布特殊格式的附件。比如，Xmind和Mindmanager同为思维导图软件，但格式不兼容。不过，它们都可以导出为图片或者PDF格式文件。请替收件人着想，他们很可能是在手机上看邮件。

每个职场伙伴在工作中避免不了邮件的日常汇报,那么在发邮件汇报时知晓越多才能凸显出你自己的才能,让在职场大军脱颖而出。

来源|职场邦