刻章风险防范方案范文通用6篇思维导图

耳东生律师 法货铺

《印章集说》："印，古人用于昭信。从爪从卩，用手持节以示信也。" —— 甘旸（明代）大家好，我是耳东生律师！近来，客户（顾问单位）就项目部公章刻制及使用问题提出咨询，大体关心的问题为：1、项目部用章有哪些风险？2、项目部用章风险如何规避？如何管理？客户咨询的问题虽只涉及项目部，但该问题适用的范围可以扩及各类公司企业。显然，这是一个公司企业在管理中必定会遇到的普遍问题，这也是公司企业可能在管理过程中最容易忽视（困惑）的问题。既然逃避不了，那么我们就勇敢面对吧 ！ 本期文章，我们就来说说公司印章管理中的风险及其防范措施，希望对您有所帮助。

一、公司印章概念、分类及功能印章，根据百度百科词条释义：1、图章，用作取信之物；2、图章印出的痕迹。"印章"这一物质载体承载的是用印者的诚实信用及真实意愿。公司印章代表了公司的身份，是公司的一种身份象征。而在公司对外活动中，公司印章又是一种能够代表公司进行意思表示的法律凭证。公司印章类型通常有如下几类：1.公司行政章：又称公司公章，指刻有公司法定名称（与工商登记一致）且代表公司的印章；2.公司合同专用章：用于对外签订合同；3.财务专用章：主要用于公司财务核算和银行业务结算等；4.法定代表人印章：刻有公司法定代表人姓名的印章；5.非法人印章：刻有以公司名义成立的非法人单位或公司内部职能机构名称的印章，如某某项目部印章、公司某某部门印章等；6.电子印章：通过先进的数字技术模拟传统实物印章，其加盖的电子文件具有与实物印章加盖的纸张文件具有相似的使用方式、相同的外观和相同的有效性。电子印章附于数据电文中用于识别用印人身份并表明用印人认可其中内容。自古以来，印章就有两大类功能：一是象征功能，另一是证明功能。前者用于象征权力和等级，后者则用来证明身份和行为。随着时代的进步，印章的象征功能逐渐弱化，而印章的证明功能则成为主要功能。现代社会，公司印章的功能可概括为如下几点：1.确认法律行为的功能公司实施法律行为时，记载意思内容的书面上必须有签名或盖有印章。公司印章的确认功能在于：其一，表明该意思内容为特定主体所表示；其二，表明该意思内容有产生私法上效果之目的；其三，表明印章所有者愿为该意思内容承担责任。2.识别行为主体的功能在书面载体上使用印章，不仅表明该书面内容是法律主体的意思表示，更表明该意思主体具体为何人。3.授权功能印章所有人基于自己的意思将印章交与他人使用，具有授予他人代理权的法律效果。▼

二、公司印章管理中的风险问题为了全面梳理公司印章在管理中的风险，接下来我们将按照印章的刻制、启用、保管、使用、停用等流程环节进行风险归纳。1.印章刻制风险（1）印章刻制的业务流程不清晰，没有审批程序，只要业务需要，领导或部门就可随便刻制印章；（2）印章刻制未在公安机关指定单位刻制，未向公安机关备案。2.印章启用风险（1）印章的启用未经公司领导层或部门领导审批；（2）印章刻制后，未下发正式启用文件，没有明确印章使用范围和使用时间，即印章未启用便交付使用。3.印章保管风险（1）印章未设专门机构进行专人保管，导致印章被滥用、盗用等。或因保管人调动、离职，造成管理空档，无人监管；（2）印章管理地点不安全，未经授权，无关人员可随意接触、使用印章；（3）印章在无人审批或监管的情况下被带离公司；（4）印章遗失失盗后未及时上报，不及时报案，不主动登报作废等。4.印章使用风险（1）用印人未经审批擅自用印，未批先盖、先盖后补等；（2）印章管理人员审核不严，导致可能在其他无关材料上用章，甚至在空白文书或合同上盖章；（3）加盖印章过程脱离管理人员视线或控制范围，由用印人私自加盖公章；（4）未建立印章使用台账，无原始审批记录，未对用印时间、事项、用印人进行登记等；（5）个别公司为追求收益，允许不具备资质的企业挂靠施工，个别情况下甚至允许挂靠单位使用公司印章，一旦挂靠单位出现问题，公司就要承担相应责任；（6）有些企业不重视项目部印章管理，没有限定项目部印章的使用范围和使用审批程序，没有设专人管章用章，亦没有设立项目部印章使用台账，可能存在较大的法律风险。5.印章停用风险（1）对已变更名称或撤销、注销的公司或部门印章未及时收缴、销毁，造成印章流失；（2）印章被盗、遗失未及时采取报案、挂失（作废）、登报等程序。

三、公司印章管理的风险防范措施1.印章刻制风险的防范措施（1）公司行政公章的刻制须经法定代表人及出资人审批，然后由公司持营业执照副本、法定代表人身份证等证件，到公安局登记备案，由公安局开出证明后，到指定的单位刻制；（2）其他印章的刻制，可由用印单位或部门提出申请，并经公司领导审批后，由印章管理部门到公安机关办理手续，并到指定单位统一刻制。2.印章启用风险的防范措施（1）印章刻制后，印章管理部门应做好新印章戳记，并留存保存，以便备查；（2）印章启用报主要负责人审批，并下发正式启用文件，明确印章发放单位、适用范围及使用时间等。3.印章保管风险的防范措施（1）建立日常保管制度：（一）公司印章采取分级保管的制度，各类印章由各岗位专人依职权需要领取并保管。公司行政章一般由公司法定代表人掌控，合同专用章由公司主要负责人指定印章管理部门专人负责保管，财务专用章由财务经理保管，其他职能部门章由各部门负责人保管。（二）印章必须由专门保管人妥善保管，且在其岗位职责中予以明确，保管人对印章应做到随用、随取、随时入柜上锁，不得擅自委托他人保管并。（三）公章应妥善保管，注意安全，防止损毁、遗失和被盗。（2）明确保管人责任：（一）印章保管人必须妥善保管印章，不得遗失。如遗失，必须及时向公司领导层报告，必要时刊登遗失声明。（二）必须严格依照公司对印章的使用规定使用印章，未经规定的程序，不得擅自使用。（三）在使用中，保管人对文件和印章使用单上领导签署情况予以审核，同意的则用印，否决的则退回。（四）检查印章使用是否与所盖章的文件内容相符，如不符则不予盖章。（五）在印章使用中违反规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。4.印章使用风险的防范措施（1）公司应制定印章管理规定，指定印章归口管理部门，明确企业各部门印章管理职责，明晰印章刻制、使用的业务流程，做到有规可依、有章可循。（2）公司应当建立统一的印章使用台账，设置《印章使用申请表》，《申请表》应注明申请人、申请事由、申请时间、用印材料内容及份数及主管领导审批意见等。申请使用印章的单位或部门必须按印章管理规定履行审批程序，经过有权部门和公司领导批准，并进行使用登记。印章保管人员应对用印文件认真审查，审核与申请用印内容、用印次数等是否一致，然后才能用印。用印时必须由印章保管人员亲自用印，不能由他人代为用印，同时不能让印章离开印章保管人员的视线。(3)印章保管人员必须加强对印章的保管，未经企业主要领导批准，不允许将印章携带外出，特殊情况下需携带外出时，必须指定监印人随同。印章遗失必须在第一时间向公安机关报案，并取得报案证明，同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明。(4)禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖公章。如遇特殊情况时，必须经总经理同意，而且用印人应在《公章使用登记表》上写明文件份数，在文件内容确认后，应再次进行核准登记。用印人因故不再使用预先盖章的空白文件、资料时，应将文件、资料退回公司，并办理登记手续。(5)公司应加强对项目部印章、部门印章的使用管理，采用用章审批制度，严格限定其使用用途和范围，不得用于对外签订合同，不得在对外承诺、证明等材料上使用。为规避表见代理的风险，可就刻制的印章形状、图示内容或印泥颜色上做特别设计，如项目上的资料章、技术章等，可以刻制方形、菱形等形状，印章内容可以明确注明"本印章仅用于收发材料，用于其他目的无效"，印泥的颜色也可使用除红色外的其他颜色。必要时可将印章使用权限（范围、用途）通知业主、材料供应商等利益相关方。项目部和公司部门要指定专人用印和保管，建立使用台账，绝不允许分包方随意使用项目部印章。(6)公司在遇到仿冒本单位或项目部印章的情况时，印章管理部门应及时将有关情况通报公司管理层，并及时采取以下措施：首先，及时向公安机关报案，追究仿冒人的法律责任；其次，在相关报纸上发布澄清声明，及时知会潜在客户；再次，及时通知仿冒合同的相对人，陈述相关事实，解除相关合同。如果相对人不予配合，要及时向当地法院申请，通过法律途径认定合同无效，解除相关合同。5.公司印章停用风险的防范措施（1）公司所属部门发生变更或被撤销后，印章管理部门必须收缴部门印章及用印记录；所属分公司注销后，在工商注销手续完成后，必须收缴分公司包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录；项目部关闭后，项目部印章及用印记录必须全部上缴印章管理部门。公司印章管理部门会同法律部门将收缴的印章统一销毁，用印记录由印章管理部门按档案管理规定存档。（2）公司印章遗失、被盗的，首先，应持法人代表带身份证原件及复印件、工商营业执照副本原件及复印件到辖区派出所报案，领取报案证明；其次，持报案证明原件及复印件、工商营业执照副本原件及复印件在市级以上每日公开发行的报纸上做登报声明；最后，持报案证明、登报声明等材料，到公安机关办理新印章备案，并重新刻制新印章。

风险五：未备案公章企业一经使用，对外即具备法律效力

●汪天雄与重庆群洲实业（集团）有限公司、朱惠德建设工程施工合同纠纷申诉、申请民事裁定书【最高人民法院（2016）最高法民申255号】

重庆群洲公司在设立云南分公司时，向昆明市盘龙区工商行政管理局提交《分公司设立登记申请书》，明确云南分公司负责人为梁裕霖，该"申请书"盖有重庆群洲公司认可的公章及法定代表人名章。重庆群洲公司内部文件《关于成立重庆群洲实业（集团）有限公司云南分公司的通知》不仅明确重庆群洲公司成立云南分公司而且任命梁裕霖为云南分公司总经理。因此，重庆群洲公司对云南分公司的存在、梁裕霖代表该分公司进行经营活动明知且认可。重庆群洲公司云南分公司有权委托朱惠德开展经营活动，朱惠德接受重庆群洲公司云南分公司委托，使用编号为"50010218011375"的重庆群洲公司印章签订履行合同的行为之法律后果应当由重庆群洲公司承担。

风险二：公章使用范围模糊

●安徽华力建设集团有限公司、金寨县鑫泰钢管服务中心债务转移合同纠纷二审民事判决书（2016）皖15民终1575号

涉案"项目技术专用章"同时在《授权委托书》、《内外脚手架分包合同》等多类型文件上盖章，从该印章上备注来看，确有"签订合同、出具欠条均无效"的字样。但华力公司向法院提供华力公司与中兴公司在工程开始签订的"内外脚手架分包合同"的甲方中，加盖同样项目技术专用章，中兴公司据此一直为华力公司施工至工程结束并结算。因此，作为华力公司合同签订的委托代理人黄小斌，尽管印章中备注无效，即使无代理权，但其行为足以令相对方有理由相信系华力公司授权委托。

最终人民法院认为："尽管印章中备注无效，即无权代理，但其行为足以令相对方有理由相信系公司委托授权，构成表见代理。公司辩称债权、债务未发生转移，依法不予采信"。

（1）公司要搭建统一的印章使用台账，制定印章使用申请表。

（2）印章采取分级保管的制度，各类印章由各岗位专人依职权需要领取并保管，不得擅自委托他人保管，并要在其岗位职责中予以明确。

（3）申请使用印章，持有印章部门需根据印章管理规定，严格把控审批程序，经相关领导审批后，要做好统一的印章使用登记工作。

（4）公司的文件管理人员需要严格的审查相关文件，了解申请的内容、次数是否一致，确定无误后才能使用印章。

（5）公章应妥善保管，要定期对印章的使用情况进行检查，防止损毁、遗失和被盗，印章管理人员需要遵循印章管理的基本规定，组织xxx门、法律部门等做好单位印章使用情况的检查工作，及时发现各个环节中蕴藏的问题，并提出相应的管控措施。

风险三：发现私刻公章、伪造公章，未及时提出异议，导致抗辩无力

●江山市江建房地产开发有限责任公司与雷伟程、江西四季青生态科技有限公司、吴自旺、俞小貂民间借贷纠纷案（2016）最高法民申425号

吴自旺多次使用该枚公章从事一系列经营活动，且该公章已为施工单位和相关政府职能部门确认。吴自旺在《招标通知书》、《建设工程施工招标备案资料》及《建设工程施工合同》中均使用了该枚私刻的公章。在此情况下，推定江建公司对于吴自旺使用该枚公章知情并无不当。且依据一审时的鉴定结论，吴自旺使用的该枚公章与其向东乡县房管局申报《承诺书》中的公章相同。上述事实使雷伟程对于该公章形成合理信赖，雷伟程的合理信赖利益应当受到保护。

上述法律行为必须要使用公章，在此情况下，二审判决推定江建公司对于吴自旺使用该枚公章知情并无不当。且依据一审时的鉴定结论，吴自旺使用的该枚公章与其向东乡县房管局申报《承诺书》中的公章相同。上述事实使对方当事人对于该公章形成合理信赖，对方当事人的合理信赖利益应当受到保护。

（1）印章保管人必须安全可靠，须妥善保管印章，不得遗失。如遗失，必须及时向公司报告；

（2）必须严格依照公司对印章的使用规定使用印章，未经规定的程序，不得擅自使用；

（3）没有经过领导层的批准，不得私自携带印章外出。如果出现印章丢失的问题，需要在第一时间向公安机关进行报案，并提出报案证明。

（4）在使用中，保管人对文件和印章使用单签署情况予以审核，同意的则用印，否决的则退回；

（5）检查印章使用是否与所盖章的文件内容相符，如不符则不予盖章；

（6）在印章使用中违反规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。

（二）涉印法律风险防范要点

1、重大合同可约定合同生效条件为：法定代表人签字并盖章，合同生效。对于重大合同，企业可约定合同生效的条件为：法定代表人签字+盖章。这样，当出现违规公章或合同上加盖假章时，该合同不会对公司发生法律效力，可有效避免风险。

2、公司发现私刻印章、伪造印章时，应及时向交易对方提示，如对方不予回应，就需要整合真实的情况，向公安机关及时报案。具体的解决方式如下：（1）及时向公安机关报案，并对仿冒公章的人追究相关责任；（2）报纸上进行各项声明的发布，并且及时告知潜在的客户；（3）及时通知仿冒合同的相对人，确保将事实传达清楚，解除相关合同。如果相对人不配合，需要向当地的法院提出申请，借助法律的途径与方式解除合同。

3、规范和完善企业用章制度。目前很多企业对公章管理不够重视，为了规避公章使用、保管、销毁等各个环节的风险，企业可以梳理或建立相关企业公章管理制度，制度应当包括但不限于下列制度：公司印章的类别；刻制批准程序、启用；印章使用范围；印章管理、保管；用印批准；用印登记等。同时加强管理人员及员工培训，通过专人管理，有人监督，明确保管人及使用人的责任等方式，降低企业日常用章中的风险。

4、印章的销毁程序需重视：公章停用及销毁，需根据程序文件正规审批，并进行备案记录，由专门部门负责统一销毁或封存；采用双人监销方式，由公章管理单位和机关负责同志监销。

5、企业公章被盗、抢或丢失后，以非经法定程序私刻的公章对外处分权利，只要经其法定代表人确认，亦能代表其公司意志，同样可以作为企业独立处分权利的意思表示证明。

6、公司在经营管理过程中，存在使用两枚公章的情况，两枚公章对外均代表公司，合同上加盖哪一枚公章，不影响合同的效力。但无证据证明该印章在别的场合也被公司使用过或追认效力，才不能认可该印章的真实性。