高校档案开放利用应注意保护个人隐私权思维导图

目前，我国法律还没有明确把隐私权作为一项具体权利的法律规定，对隐私权保护的水平比较低。《中华人民共和国档案法》中也没有关于保护隐私权的专门条款，但是在该法的第21 条、第22条中暗含了隐私权问题，第21条规定：“向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益”；第22条规定：“集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。”

建议在档案立法中，对隐私权问题，有更加系统、全面的规定，列出详细、具体的条目与众多的档案内容相对应，这样，档案人员鉴定档案里是否涉及个人隐私权问题、是否要控制开放、控制到哪一级，才能够统一标准，且便于操作。

高校档案工作中，常常会碰到这样的情况：在校内发文中，校决定、校通知是对全校公开的文件，但是，其中有关个人违纪处理等方面的文件，一旦作为档案保存，是否能够对全校公开？特别是有的学生曾经受到违纪处理，后来因为改正错误、表现良好，被撤消处分，这些相关文件尽管当时是校内公开的，但是一旦过了事情发生的时间，被作为档案保存在档案馆里，那么这些文件档案是否属个人隐私范围？还能够在校内开放利用吗？如果控制开放，将控制多长时间为宜？这些问题，如果有相关的隐私权保护细则可以参照，将会迎刃而解。

利用权限的设定，难就难在：是按职务级别确定利用权限，还是按职责范围确定利用权限。高校电子办公系统一般是按职务级别划分使用权限，这是为了学校管理的需要，不是单纯的文件利用权限，更重要的是对文件的审核、签发、批示等多种权限，所以，不能把电子办公系统的用户权限简单地等同于档案用户权限。高校的档案，不仅包括文件材料，还有教学档案、科研档案、人事档案、学籍档案等多种类型，高等学校对于各类档案的开放利用有相应的规章制度，不同的用户权限有别，但是，对于其中涉及个人隐私的档案，用户权限如何设置仍然是个空白。

对如何收集个人档案，什么内容的个人资料能够存储，收集到的个人档案如何开放利用等应该作出详细的规定。

对不同主体在搜集、利用个人档案时所必须遵守的规定作出详细的要求。任何档案的公开都必须有完整的记录，对公开的时间、性质、目的和对象都必须有清楚的记载。如果公开的档案最后证明没有公开的必要，而且由于这种公开给被公开的个人造成了物质或精神上的损害，做出档案公开的机构或个人应当就自己的过错或失职行为承担相应的法律后果。如编写传记需查阅某人的档案，一定要经过本人或遗属同意，而且要有主管领导批准，才能调档；办理出国成绩证明，一定要本人亲自出面，或本人委托他人的手续齐全才可以代理。

对个人的档案应有知情权，必须有相应的程序和制度保证个人有权接触与其本人相关的档案，并且有权对错误的资料要求更正。

当然，个人隐私只有在符合国家利益、公共利益范围内受到保护。国家利益、公共利益高于个人利益，个人利益服从于国家利益和公共利益，这是各国立法所共同遵循的准则。所以，应该明确在下列情形下，高等学校公开和利用个人的档案记录，不需要取得权利人的同意，没有构成对公民隐私权的侵犯，如国家安全机关、公安机关等部门为了国家利益、公共利益，必须调阅某人的记录；用人单位核实毕业生身份的真伪；各国大使馆、外国院校核实某人的学籍、身份等；

过去，档案的开放利用在意识层面上对个人隐私权的注重程度不够，随着公众法律意识的不断增强，特别是档案数字化的迅速发展，在档案利用过程中，有关个人隐私的问题日益凸现，档案开放中的个人隐私权保护问题已提到日程上来。为此，应该重新鉴定开放档案，对涉及个人隐私方面的档案控制开放。

根据《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》，高等学校档案馆可以结合本校的实际情况，进一步审定开放档案范围，重新鉴定馆藏开放档案，除了教职工、学生的人事档案、学籍档案外，对涉及个人家庭出身、个人简历、各种评价等内容的档案，严格控制开放。需要强调的是，高等学校的所有学生都应当享有隐私权，每个学生在校读书期间的学习成绩、操守表现、违规记录等与个人隐私有关的档案，不能随便公开。档案机构不得将学生在校读书期间产生的隐私材料透露给无关工作需要的人或机构，学生在校档案只能提供给需要知情的合法的利用者。

对于隐私权保护，电子档案比纸质档案的技术要求更高，纸质档案的最终开放与否，主动权还可以掌握在档案人员手中，一旦发现调阅的档案涉及个人隐私问题，即使档案目录中未注明控制开放，工作人员也可以采取临时措施，拒绝调档。而电子档案则不同，如果涉及个人隐私的档案没有权限利用控制，没有安全保护措施，一旦入网，则用户可以随意查阅，这是档案工作人员无法补救的。所以，需要加大档案信息安全技术的投人，为档案信息化进程提供强有力的安全保障。

档案开放既要维护个人的知情权，又要保护个人的隐私权，这是档案人的职责。