浅议钢铁企业预付账款风险与对策思维导图

1、明确预付账款的管理部门。财务部门负责预付账款的综合管理,工程管理部门具体负责工程预付账款管理,采购部门具体负责材料采购预付账款管理工作(如有进口部门,则进口采购的预付账款由进口部门具体负责管理)。

2、建立供应商信用等级评价体系。对需支付预付账款的供应商应建立完善的信用评价体系,将供应商的基本信息、资本构成及股东情况、董事与经营者情况、生产经营设施情况、商品购销及支付信用情况、往来银行情况、诉讼记录信息等信息纳入信用评价体系。采购、工程管理部门应对以上信息进行综合分析,并对供应商基本信用条件做出初步的评价,而后根据企业对预付账款周转速度的目标、供应商的信用状况和经营状况,评定供应商的信用风险程度,由公司业务和财务共同商定是否采用预付账款的方式采购物资、预付账款的金额以及期限。从源头上为预付账款提供一定程度上安全保证。

3、建立完善的预付账款内部控制制度。为了从严控制预付账款的发生,确保资金安全,有预付款要求的合同应建立分级审批权限:对小额预付款合同必须由采购部门经理(或工程管理部门经理)和财务部门经理共同审批后才能签订;对金额较大的预付款应经过部门经理、主管副总经理、总会计师审批后才能签订,办理预付账款支付手续。未签订购货合同的,不得付款。金额的大小根据企业规模、资金等情况进行综合判断确定。

4、建立预付账款定期分析、报警制度。财务部门应对预付账款进行定期的分析,详细反映各供应商预付账款的增减变动、余额、发生时间、经办人、目前对方的经营状况、预付账款的清理等情况。财务部门应利用ERP系统对预付账款建立报警机制,在预付账款到期未办理结算时,应进行预警提示。

5、建立健全预付账款责任追究、考核制度。采购、工程管理部门经办人要按购货合同规定的时间,组织交货,验收入库,并在规定日期内为财务部门提供办理结算的相关手续。如未办理及时办理结算,应对有关责任人员进行考核。

6、建立预付账的跟踪管理制度,强化催收手段。当预付账款一旦出现预警信息,企业应当落实责任人并紧密跟踪,如果发现有欺诈行为,应当及时采取措施或通过法律途径进行追索,争取在第一时间内追回账款。或采取诉讼保全、派人监督合同执行等措施,尽最大限度减少损失。

7、建立预付账款总体控制。财务部门应根据生产经营和工程改造的具体情况对采购、工程管理部门核定预付账款总体额度控制指标。同时可建立分年限预付账款考核指标,比如按一年、一年以上二年以内、二年以上三年以内等对责任部门进行分级考核,建立预付账款的立体考核体系。

1、对预付账款进行分析性复核;对大额异常项目进行调查。

2、对期末预付账款余额与上期期末余额进行比较分析。

3、对预付账款与供应商进行核对抽查,防范内部人员收款不入账,收取回扣或贪污、挪用资金、设立“小金库”等违法乱纪行为。

4、审查预付账款业务合同是否真实合法,有无以虚假或不合理合同串通作弊,虚列预付账款。

5、检查预付账款长期挂账的原因。注意结合应付账款明细账查核是否有重复付款或将同一笔已付清的账款在应付账款和预付账款中同时挂账的情况。