浅谈档案管理工作与计量认证的关系思维导图

档案管理工作是质量体系中的重要环节，在质量体系认证中发挥着参与、监督、指导、促进等重要作用。质量体系要求检测机构为实现质量方针和质量目标，将所有影响质量的要素都采取有效措施管理和控制起来。质量体系文件《质量手册》《程序文件》中对每一过程、每一质量等要素都进行了相应的规定，其中文件和资料要素就是以档案资料部门为责任主体来保证其在系统中运转的质量。一方面，档案管理部门通过科学管理，能够及时、全面地为需求者提供准确、完整、系统的技术文件、质量记录、标准等文件资料；另一方面，通过文件和资料的发放与回收来控制质量体系运行中的文件资料的完整性，保证质量认证及其他活动能够使用相关文件的有效版本。

质量认证的显著特征之一是质量体系文件化。档案信息是编写检测机构自身质量体系文件的证据。检测机构制定的质量手册、质量计划和程序性文件、技术标准、作业指导书、操作规程、质量表格式样、检测程序卡等都来源于档案。认证过程中档案部门提供了大量的档案资料，参与了与档案工作直接相关的质量体系文件如《文件控制程序》《记录(档案)管理程序》的编制、修改过程，对文件资料的形成、分类、编号、保管等方面作了详细的分析。因此，档案管理是质量体系运行的基础性工作。

档案既是质量体系运行的真实记录，也是保证质量体系是否符合规定的依据，妥善保管和利用好档案，可以对监控产品质量和清查发生质量问题的责任原因起直接凭证作用，是质量体系评审机构现场审核的主要客观凭据。作为质量管理体系文件化直接产物的质量管理档案，记载了认证单位各种工作的情况、成果、经验和教训，一方面充分利用这些档案，加强全面质量管理，提高工作和服务质量。另一方面，它是在实施质量管理体系标准内审、外审和质量管理评审时主要起原始凭证作用。显而易见，档案是质量体系认证过程中的具体反映，在质量管理体系认证中起着直接凭证和科学依据作用，作为今后质量管理体系持续改进的依据和史料。

任何一个质量体系的建立和实施都不可能一蹴而就，必然是一个逐步完善、提高的过程，需要经过实践的检验，发现问题并加以修正，逐步达到预期目的。档案是历史的原始记录，不仅凝聚着成果，而且记载着经验教训。尤其是作为质量职能活动可追溯证明的质量记录，包含着与质量体系运行和产品质量有关的所有记录，从中可发现问题，寻找质量管理的薄弱环节，为采取纠正方法及预防措施提供证明和依据，促使改善质量体系，提高产品质量，发挥质量体系的实际效能。在档案资料的移交归档和文件资料的发放中，管理人员检查文件资料的编制、签署、内容是否规范完整时，以及同有关部门的业务往来中，往往会发现许多设计、程序、标准等错误或有关部门反映的问题。这些质量与管理信息的反馈，有利于及时纠正质量体系运行中的错误，不断完善质量体系，提高疾控机构管理水平。

记录是一种特殊类型的文件，文件是归档前的档案。《记录(档案)管理程序》规范了记录的内容、填写、更改以及归档、贮存和保管的要求：专兼职档案员要对记录进行分类、编目。按规定的期限保存记录，一般保存期为5年。档案保存室的环境要适宜，能防盗、防火、防虫、防鼠、防光、防潮、防霉；所有的记录要保持清洁、字迹清晰、存放有序、便于存取、检索和借阅，对破损或变质的档案，要及时修补和复制。这些要求与《科学技术档案工作条例》的要求是一致的，保证了档案管理的质量。

各类检测机构要对业务档案实行统一领导，分级管理，各科室都指定有兼职档案员，在质量体系文件中进一步明确了各科室档案管理的职责。为加强质量管理中的档案工作，由质量管理科负责收集、整理在质量体系运行中所形成的文件资料，及时归档，重要的文件资料定期移交综合档案室；综合档案室履行指导、监督职责。建立起一个领导亲自“抓”、各科室认真“管”、档案部门负责“理”的良好的文件管理流程，形成从下至上的档案收集归档网络，使文件程序化、制度规范化。档案部门把档案工作与质量管理各项工作相联系，做到同时发动、同时布置、同时检查，大大促进了档案工作的顺利开展。

质量体系认证从质量管理的角度要求各个部门环节应留下痕迹，要有质量记录并对其进行保存和归档。因此说，计量认证的过程，也是形成档案、积累档案和加强档案工作的过程。严格的质量管理。规范了检测机构的档案工作，为积累档案财富提供了保证。在贯标过程中，组织人员编写《质量手册》，并以此为依据，进而编写程序文件、作业指导书、质量记录。通过编制这些文件，规范了质量管理的各项活动，同时也规范了档案形成的流程，使有考查利用价值的文件、记录、表格等能够完整、准确地保存下来。

计量认证工作给档案管理增添了新内容、新活力，为档案部门做好档案工作创造了有利的条件，档案部门应抓住有利时机，健全档案管理机制，加强档案的计算机网络管理，加快文件资料和质量记录的传递，实现资源共享，进一步提高档案检索的效率和准确性，推动档案工作的发展。

在质量管理工作中，档案工作被推向计量认证活动的最前列，档案管理人员成了质量体系认证中文件资料的控制者和质量记录的管理者，不仅自身要严格按照程序做好工作，而且还应指导和协助检测人员做好文件资料和质量记录的分类、整理、归档等工作，同时对文件信息的完整性、系统性、规范性和有效性进行初步检查。档案管理人员置身于质量管理体系中，按照档案管理工作和质量控制的要求，建立能够与质量管理体系相适应的工作模式。摆脱了传统的工作模式，为自身能力及综合素质的提高产生了重大的作用。

作者：莫若琦