关于合同管理在会计事前监督中的运用思维导图

市场经济是契约经济。在市场经济中,经济业务大多以合同的方式进行约定。签约人通过签订合同,明确规定其享有的权利和应承担的义务,以此保障经济业务的正常进行和签约各方的利益。即便有的经济业务没有签订书面合同,其经济行为在性质上也同样是合同行为,同样受合同法等有关法律制约。从范围上讲,合同覆盖了经济活动的方方面面。

经济业务进展情况的好坏,经济业务参与人的权益能否得到有效保障,与合同的约定有着直接关系。合同所具有的事前约定性使其在经济业务中具有先导性作用,至关重要。一个好的合同应同时具有保障和规避作用,即保障权益,规避风险。保障权益就是保障签约人的合法权益不受侵害。规避风险指的是合同对于经济业务进程中所可能发生的各种情况进行了全面完整地预计,并在合同中就此进行了相应的约定,从而能够有效地避免不利情况的发生;即使这种不利情况实际发生了,合同也可以通过约定相应的违约责任保障守约一方的权益。从这个角度来说,合同所具有的规避作用也可以理解为“止讼”,即通过合同约定,使经济纠纷能够在合同自身的框架内得到解决,使合同纠纷和法律诉讼的发生率下降到最低限度。因此,合同的作用主要是防患于未然,是事前监督。

随着我国法治化进程的不断深入,对于合同重要性的认识也在不断提高。合同所具有的对于经济业务的先导作用,使得合同管理成为现代市场经济条件下单位内部管理的一项重要内容。许多单位尤其是规模较大的单位都设立了专门的合同管理机构或配备了专职或兼职的合同管理人员。我国有关法律法规也把合同管理作为单位管理的一项重要职能,对其进行了相应的规定。如《国有企业法律顾问管理办法》规定,企业法律事务机构(指法律顾问机构)履行管理、审核企业合同,参加重大合同的谈判和起草工作的职责。

合同所具有的事前监督的性质与会计事前监督具有相通之处,为会计人员进行会计事前监督提供了一条新途径。这是合同管理应用于会计事前监督的理论前提。

从实务上说,合同条文是具体的,每份合同都对应于特定的经济业务。在实践中,企业法律事务机构管理合同的弊端是不切合实际,合同条文空洞,容易遗漏问题;业务部门管理合同的弊端是在对外经济业务往来中,由于存在卖方市场等原因,业务部门往往容易受制于人,在签订合同时易被对方压制,不能保持平等的合同主体地位,被迫接受对方的霸王条款。

相比较而言,财务部门管理合同则能有效地克服二者的弊端。财务部门处于单位经济活动的枢纽,熟悉单位的经济活动,能够使合同签订不遗漏问题;财务部门不与合同方直接发生关系,能够保持相对的独立性,能够在合同签订中保持平等地位,保证合同签订的公平。因此,从合同管理机构设置来说,由财务部门行使合同管理职能较适宜。财务部门应成立专门的合同管理机构,指定专职或兼职的合同管理人员,对单位合同进行管理。这样就能将会计事前监督和合同管理有机地结合在一起。同时,会计人员还可以根据其专长,对单位经济活动的合法性、合理性和有效性进行评价,并以合同为手段,对单位经济活动进行事前监督。这种监督是微观的、实时的、事前的从而也是有效的。会计人员通过对合同进行管理,找到了适当的进行会计事前监督的介入途径,使会计事前监督不再是会计监督的盲区。

第一,处理好与单位法律事务机构的关系。财务部门是合同管理的主管部门,负责合同的起草、审核和评价,单位法律事务部门负责从法律角度对合同进行审核,对合同的法律风险和法律后果进行评估和评价,提出法律建议和意见。这是财务部门与法律事务部门在合同管理中的职能分工。

第二,合同管理人员全程参与与合同会审。进行合同管理的会计事前监督要建立合同管理运转机制,使合同管理人员不仅全程参与单位的经济活动而且还参与合同会审,以保证合同管理的质量。为了保证合同签订符合实际,财务部门的合同管理人员应参与到单位经济活动的全过程中,从谈判开始就进行全程跟踪,将谈判成果完整地落实到合同中去。合同管理机构应建立完善的、高效的合同会审流程,集中业务、法律部门的智慧,做到合同签订万无一失,合同技术参数准确,语言文字规范,事前考虑周到。

第三,加强学习与培训,使合同管理人员成为精通经济和法律知识的复合型人才。合同管理要求从业人员具有经济和法律甚至一定的技术知识背景,是复合型人才。从目前看,单位进行合同管理的人员大多由其他职务转职而来,普遍缺乏法律专业知识背景。对于会计人员来说也是如此。因此,从事合同管理工作的会计人员要加强学习与培训,尤其要加强法律知识的学习与培训,并在干中学,学中干,成为精通财务知识、管理知识、法律知识的复合型人才,从而适应合同管理工作的需要。

参考文献:

1徐倩:《关于对我国企业会计监督现状的思考》,《工业审计与会计》2006年第1期。

2贾梦灵:《现代企业合同管理》,《科技资讯》2007年第10期。

3郝秀凤:《试论企业合同管理》,《中国民营科技与经济》2007年第1期。