对机关实行文书立卷改革的几点思考思维导图

传统的文书立卷工作实行50多年以来逐渐暴露出一些弊端：一是分类组卷难。机关档案管理人员每年年初开展文书立卷工作时，需把上年度形成的大量文件材料按照年度、级别、机构、问题、期限等特征进行分类组合、系统排列、逐页编号、编制卷内文件目录，并拟写案卷标题。分类组卷中，由于分类标准多，组卷时又不能割断文件之间的有机联系，这需要档案人员不但要有较高的档案业务水平，而且熟悉本单位各项业务，因而组卷工作人为因素较多，主观随意性较大，造成不同的人组成不同“案卷”的现象。二是保管保密难。经过装订的档案，在纸张使用规格和钻头或锥子打孔粗细不一，加上装订时有压字、脱页等情况，不同程度上破坏了原始材料的本来面目，不利于档案材料的长期保管。另一方面，装订成卷的档案往往涉密文件与非涉密文件混在一起，借阅时就有可能造成泄密现象，从而给文件的保密工作带来难题。三是复制利用难。对库存档案进行复制缩微，是档案长期保管和现代化管理的必要手段。现有的案卷一般在50-150页左右，这样在进行缩微、复制、光盘技术处理时，不得不采取重新拆装，进行修复、翻拍、复制、扫描等工作，不仅使档案原始材料在某种程度上人为地造成一定损坏，缩短了档案的保管寿命而且造成大量的重复劳动。四是补充鉴定难。在档案管理工作中，文件材料收集齐全完整是保证立档质量的关键。但是在实际工作中，有时会出现个别材料被遗漏，这种情况下就必须重新插卷装拆、重编页号与卷内目录，非常繁锁，而在定期鉴定文件工作中，往往要剔除卷中个别已失去保存价值的文件，这样一来又面临拆卷重订的问题，给档案人员工作带来很大的不便。同时，随着电子计算机的广泛应用，档案管理现代化的迅速发展，对新时期文书档案工作也提出了更新、更高的要求，传统的文书档案立卷方法已严重阻碍了计算机办公自动化系统在档案部门的应用，文书立卷改革已势在必行。2000年12月6日，国家档案局在广泛试点的基础上正式出台了《归档文件整理规则》这一文书档案整理方法改革的推荐标准。这是我国机关文书档案工作改革的一项重大举措。

新的文书立卷改革的主要内容是将立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。与传统的文书立卷方法相比，归档文件整理《规则》主要实现了三个转变：一是从"卷\"转变为"件"。《规则》取消了"案卷\"，而以"件"为整理、保管、统计、档案移交单位，将归档文件按件进行装订、分类、排列、编目等，使立卷工作简单化，从而避免了以往由于"卷\"的工作带来的组卷不合理、案卷题名拟写不准确等问题，大大提高了归档文件质量。二是从"传统"转变为"现代\"。在过去相当长的时间内，档案管理工作主要表现为传统的手工管理方式，而《规则》的出台，是在计算机文档管理软件的支持下进行归档文件整理，摒弃了手工管理模式，实现了档案管理现代化，大大减轻了档案整理工作量，从总体上提高了档案工作水平。三是从"封闭"转变为"开放"。长期以来档案人员只关心档案的收集、保存，忙于一般性保管事务， 日复一日，年复一年，档案管理工作成为一项机械性封闭工作。而新规则的指导思想强调\"深化利用"，档案人员应该改变过去"看门守摊"式的僵化思想和社会参与意识淡薄的陈旧观念，突破原有传统档案工作思维模式，提高综合文化素质，强化专业知识，增强现代化意识，树立以计算机技术为基础的档案信息网络化管理理念，将工作重点转向建立科学便捷的检索体系，丰富检索途径和完善服务利用上，充分发挥档案信息资源的作用，更好地为领导决策服务，为业务部门服务，为经济建设和社会事业发展服务。

文书立卷改革由于刚刚起步，各单位职能上的差异，对一些具体规则的理解也不完全相同，笔者结合工作实践，认为在实际操作过程中应注意把握几个问题：一是应注意\"件"的把握与确定。《归档文件整理规则》对"件"的定义是"归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。"由于在作为检索工具的归档文件目录中只能反映出装订在最前面的作为主要文件的标题，具体怎么做的，只有当时整理的人知道，一旦岗位变动，标题后究竟隐含了哪些文件，也就无从知晓了。因此在整理文件时，上级机关重要的批示、或是同一事件办理过程中形成的一组若干有联系的往来文件，宜分不宜合，可把所有批示并成一件或各为一件，并在归档文件目录的"备注"栏加以说明，以备将来查找方便。二是应注意文件保管期限分析与鉴定。文件的保管期限取决于文件本身的价值，文件的价值又体现在文件的内容当中，因此，档案员必须仔细审查每份文件的内容。如果与本机关主要职能活动密切相关，价值就高，期限就长，反之，价值就低，期限就短，而不能单纯将文件划为上级机关、本机关、平行机关和下级机关形成文件，加以机械规定，要灵活、辨证的看待文件价值，合理划分保管期限，为档案的利用提供完善的保障。三是应注意\"事由"的划分与确定。新《规则》取消了以往按"问题\"的六个特征进行分类组合，而是按"事由"结合时间、重要程序\"排列"。"事由"是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程，它的通常含义，一是指事情的原委，二是指本件公文的主要内容。对"事由"的把握准确与否对档案的整理、利用有着重要的意义。很多老档案员习惯把"事由"等同于传统立卷方法里的"问题\"，其实不然。事由并不是指一类相同性质的事情，它的内涵要比问题小得多。例如，年度内同一个干部的若干份任免文件应作为同一个事由集中排列，而其他干部的任免文件，虽然内容都是干部任免问题，但却不具备相同事由，反映的是不同干部的任免，这些文件在计算机文档管理软件的支持下，可随时被调出查阅，因此，这类文件只需按时间排列，而不需要集中排列。当然，在具体操作中，也可以将反映某类问题的材料相对集中排列，这主要是为方便手工检索和成套利用，与《规则》本身并不矛盾。