浅析精细化管理下如何提高单据质量思维导图

在精细化管理体系下，单据审核作为确保项目质量及规范运作的核心步骤，其流程设计至关重要。一个完善的单据审核流程应涵盖以下五个关键环节：项目业务口的提单环节、项目领导的审核环节、共享提单环节、共享审核环节及售后服务环节。以下将针对这些环节，逐一探讨如何贯彻精细化管理，以提升单据的质量。（请参照框架图）

不足之处：

业务口提单质量存在不足，提单的驳回率较高。

项目提单时存在频繁且不合理地使用“加急”按钮的情况。

改进措施:

项目业务口提单环节

1. 当相关人员提交单据时，应由财务人员或具备专业审核能力的会计进行指导，同时定期为业务口人员提供简要的培训，以确保项目运作符合既定规范、预算分配合理且风险得到有效控制，从而降低项目流程中的驳单率。

2. "加急"按钮的使用应被严格限制，并确保该功能仅在真正紧急的款项处理场景（如支付农民工工资款）中发挥作用。

二、项目领导审核环节

（一）不足之处：

项目单据提交后，项目领导因工地事务繁忙，即使采用手机线上审批的方式，亦存在无法全面审视业务信息的弊端。单纯依赖线上审批流程，难以对具体业务进行实质性的核实与审查。

（二）改进措施：

为确保审批流程的严谨性与准确性，建议项目领导设定固定时间段，进行线下签字确认。在随后的线上审核过程中，可凭借已签署的纸质文件影像进行直接审批，这样将显著提升审批效率，大幅减少在手机端查看和核对单据的时间消耗。

三、共享提单环节

（一）不足之处：

1.在单据提取的流程中，鉴于每位审核人员随机提取二十个单据，而单据类型存在多样性或需额外和项目沟通，导致审核的进度受到了影响，进而导致了项目提交的单据无法依照提交的时间顺序生成凭证。

2.系统无法自动提取挂名单据，导致了挂名单据的提单处理存在滞后现象。

（二）改进措施：

1.系统可以配置自动提取机制，以确保在审核人员成功审核一个单据后，自动提取下一个单据，从而确保单据按照项目提交的时间顺序依次进行审核。

2.挂名单据源自先前存在问题的单据，一旦挂名单据在项目中被修改并提交，系统应自动将其分配至原审核人员的审核列队，从而加快审核流程，确保挂名单据得到及时、有效的处理。

四、共享审核环节

（一）不足之处

在处理涉及问题单据的驳单操作时，我们有时难以立即与负责的业务人员取得联系，这在一定程度上降低了与项目的沟通效率。

（二）改进措施：

1.针对显而易见的问题，可在退单理由中详细阐述退单原因并直接退回。

2.在涉及需与项目沟通核实的单据时，建议增加链接功能。通过此链接功能，问题单据可直接跳转至与提单人或财务人员的沟通界面，无需再额外登录其他通讯软件（如QQ、钉钉等）进行搜索。这样可以保留每个单据对应的沟通记录，进一步优化了沟通流程，提高问题解决的便捷性。

五、售后服务环节

（一）不足之处：

系统售后服务功能尚不完善，项目人员难以对审核人员的工作给出评价及反馈。同时，审核人员对项目提单及处理单据的积极配合性亦无法给出有效反馈。

（二）改进措施：

1.发挥共享中心的监督职能

定期总结与分析，在审核过程中充分发挥审核人员“吹哨人”的角色，通过凭证审核，揭示各项目单位存在的业务、管理问题，督促项目尽快解决问题、规范业务，而不仅仅局限于某个单据的整改。

2.完善系统的“售后服务”功能

可采取增设评价系统及反馈机制，允许提单人或相关人员对审核人员进行评价、打分及填写反馈意见，确保审核工作的公正性和透明度。同时，审核人员亦具备对问题频发项目进行勾选和备注的权限，以便后续跟踪及改进，这些宝贵的反馈将作为我们不断优化单据审核流程的重要依据，进而达到单据质量的有效提升。