大型企业的合同审查技巧思维导图

2003年10月10日，南京某特大企业(供方，以下简称甲方)与苏州某大型合资公司(需方，以下简称乙方)签订PTA化工产品购销合同一份，合同约定：甲方供给乙方PTA6000吨(11月12月各3000吨)，按月定价、款到发货，同年11月履行了3000吨供货协议，双方无争议;同年12月乙方于当月24日交付1800万元汇票一张，甲不同意供货，乙方取回汇票，双方发生纠纷。乙方于2004年2月26日向南京市仲裁委员会申请仲裁，认为其已经支付了合同约定的货款，甲方拒绝发货构成违约;甲方认为不构成违约，因为乙方已经取回汇票(货款)，合同事实上已被解除。在证据运用和法律的适用上双方都进行了艰苦的努力，质证和辩论进行了多轮，多名法学专家对此案予以了关注。仲裁庭于2004年11月25日做出裁决：驳回申请人的全部请求，甲方胜诉。本案是一起典型合同条款约定不明确而引发的诉讼纠纷，由于没有进行严格的合同审查，合同全部内容不足一页纸，若合同对付款和供货方式及时间地点做出明确约定，就不会发生本次纠纷。同时在合同履行过程中票据是“取回”还是“退回”双方没有签字固定，导致何方违约难于认定。通过本案笔者发现，签订合同时进行法律审查非常必要，具体实务中只是一念之差，这就是法律意识，但影响的是企业的巨大利益。技术创新是企业发展的动力，同时我们还应当认识到，通过法律来规范企业经营行为同样也能赢得可观的效益。

1.所谓分级管理是指按照一定标准(如合同金额、合同标的、合同期限、付款时间等)进行划分，按管理权限和业务职能进行管理和审查。如，有的企业将专利合同划归技术监督处审查，50万元以上的合同由总公司审查，常规合同则按照企业内控制度的权限指引，由相关负责人在授权范围内进行审查。

2.所谓归口审查是指企业内部应当建立相应管理合同的机构，基层设立合同管理员，负责对企业合同文本、往来信函、传真件原件、信函凭证、送货凭证的原件及业务人员的《业务报表》进行统一审查和管理。归口审查的必要性在于：可实现企业合同审查的规范性和统一性，便于法律文书原件的保管，便于宏观上了解企业全部合同状况，便于跟踪企业合同履行进展情况，也有利于对业务人员进行业绩考核。

3.所谓承办人负责制即每笔合同都有相应的专门负责人跟进，不致发生遗忘，防止责任不清、相互扯皮现象。承办人工作应当具有相应的连续性、稳定性，从每笔业务开始，注意审查对应客户的主体资格、资信状况、对应客户授权代表(或业务代表)的权限范围;合同签署后负责跟进合同生效期限、货物发放签收情况、货款进账情况、往来信函资料的收集等事项;纠纷发生后还应配合公司负责人、公司法律顾问进行相关诉讼、仲裁活动。此外，业务承办人还应定期将工作情况向主管负责人汇报，如《工作月报表》内容应当包括：月度合同数量、合同编号、对应客户、发货情况、应付款情况、付款情况、逾期付款天数、对方联系方式、其他说明事项等。企业合同管理和审查中，如果能运用上述技巧，可以事半功倍。