小型律师事务所的管理完善与发展设想思维导图

据《2005年北京律师业发展报告》(王文锦)统计数字看，截至2005年底，北京市执业律师已达11373人，约占全国执业律师总数的10.5%;截至2005年底，全市共有各类国内律师执业机构865家，约占全国总数的8.4%。全市865家律师事务所中，执业律师人数超过50人的有21家，过百人的大所达到3家.仅从人数规模这一数据看，北京市的律师事务所绝大多数是小型所。

律师事务所规模以多少人为宜?我们通过向英国、美国，荷兰、瑞典、澳大利亚等许多国家的律师同行了解他们的律师事务所发展状况，发现：即使在西方，律师事务所的规模也是参差不齐的，其发展的规模，主要因从事的律师业务领域的不同而有所区别。一般说，从事公司及非诉讼业务的律师事务所通常以公司化模式进行管理，人员及业务总收入都较多，一家以公司或非诉讼业务为主业的大型律师事务所的人员可达数百人甚至上千人，而以刑事、婚姻家庭、侵权等传统诉讼业务为主业的律师事务所，人员相对的都比较少，除一人个体执业的事务所外，合伙所中最常见的人员规模是3-7人。去年一个美国小型律师事务所访问团到北京访问，我们了解到，他们当中绝大多数的事务所人数在3-5人，其中有一家合伙事务所只有两名律师，而这两名律师还是夫妻。西方国家的律师业发展有数百年历史，当今的格局，必是大浪淘沙后形成的合理局面。律师事务所规模的大小不是人为的，主要受事务所律师从事的业务领域的影响与制约。

相比大中型律师事务所，小型所主要特点包括:1、律师人数相对较少，且多为提成律师。2、与大所的客户倾向于“认所不认人”相比，小型律师事务所的客户更倾向于“认人不认所”“业务跟人走”，律师个人魅力在案件来源中起了更大的作用;3、律师独立性强。诉讼业务虽然也需要团队的支持，但大多数诉讼业务可以由律师一人或二、三个人完成，很少有团队一齐上阵的情况。4、由于小型所合伙人或律师较少，事务所日常管理通常由主任或合伙人直接领导行政主管和内勤人员完成，很少聘用职业的经理人或其他专业的经营管理人才。

由于这些特点，小型所具有其独特的优势：

由于小型所上述的特点，决定了小型所在管理中也必然存在一定问题，主要是：

1、首先要把好招聘进人关。律师事务所最大的特点是“人合”而非资合，因此人是事务所里最重要的要素。优秀的人才会给事务所带来良好的风气、名气和一定的经济效益，但培养人是需要付出成本和代价的。与培养人才相比较，直接引进一名优秀的人才，常常会使人意外地发现事半功倍的效果。而不懂规矩，不按规定的程序、章程办事的人，则可以“一马勺坏一锅汤”，其带来的破坏性可能在若干年内都无法弥补。真可谓“成也萧何，败也萧何”。小型所在管理精力、经验不足的情况下，防范、减少因管理不足而导致的各种投诉风险的最有效、最简便的办法就是引进有职业道德、有业务能力的律师进所。在进人的问题上严格采取“宁缺勿滥”的态度，可以在较少投入管理成本的情况下，获取最大限度的管理效益。特别是事务所在寻求规模发展时更需要慎重。用错一个人，带来的负面影响可能足以颠覆一个事务所。

(1)从收案的第一个环节开始，律师应在收结案登记表上详细填写案件的各项信息，除与案件有关情况外，还应填写客户的有关信息和联系方式，案件来源、收费金额等，详细的收结案登记表，不仅可以使事务所详细了解案件情况，还可以建立客户档案，随时抽查客户对律师服务质量、业务水平的评价与反馈，当季度和年终填写统计报表时也无需向律师另行进行调查，内勤人员既可根据登记表作出详尽的统计数据。(2)坚持 “一个案件一个编号一套文书”的原则，律师填写收案登记表后，由事务所内勤人员统一进行案件编号，加盖收案登记章，注明收案日期和收案号，该收案登记号码将成为该案件唯一的号码，律师办理该案件所需要的所有的法律手续，包括委托代理协议、事务所公函等文书，均按该收案号码编号，事务所发出的任何一份公函或协议，均可根据收案号查出领取的日期和详细的案件信息。“一个案件一个编号一套文书”，明确了内勤人员与律师各自的责任，并有效地控制和防范了律师私收案行为。(3)收结案登记表与委托协议书、收费发票复印件和文书领用登记本共同构成一个完整的收案手续，缺一不可。在方便律师到外地谈判收案签约的情况下，即使律师带走的委托代理协议可能是一份谈不成的案件，我们仍然坚持办理收案登记手续，按照一个案件一个编号一套文书的原则，严格按规定领取相关的文书，当律师从异地签约回来，必须将双方签字盖章的委托协议交付事务所一份，如果案件未能签约，则由内勤人员根据登记的文书数量收回已发出的各种文书，并办理销案手续。这一做法既方便了律师办案，有能有效控制法律文书的发放。(4)内勤人员在正式办理收案登记后，向主任或管理合伙人发出书面《收案通知书》，通报案件受理情况和具体承办律师。使主任或管理合伙人对新收案件心中有数，随机抽查案件办理情况。该《收案通知书》还将转到财务人员手中，以便与该律师收费、提成及案卷归档等工作相衔接。(5)案件结案仍需登记，律师将办结的案件卷宗交回事务所，由内勤人员办理归档手续后，律师凭归档证明到财物部门领取案件其余的报酬。

3、加强对全体员工的教育。(1)对律师要经常不断地开展职业道德和执业纪律教育。即使是优秀的律师，也需要不断进行律师执业道德和执业纪律教育，将有关律师违法、违规的案例进行整理归纳，结合本所特点，定期组织大家学习开展讨论，防范与杜绝私收费、私收案、代理工作不尽责等现象出现。在全体律师大会上宣读、学习并通过《收结案登记管理办法》，使每个律师都知悉、了解收结案的手续，理解制定该规定的用意。(2)加强对行政主管和内勤人员的教育和对各项规章制度的执行力。再好的制度没有好的执行力度等于没有制定，因此，在制定制度的基础上，我们狠抓行政管理与内勤人员对制度的落实，通过考核、检查等方式促进各项规章制度的执行与落实。

4、制定有关律师离职规定。在律师调离事务所时，必须履行严格的离职手续。(1)为保证客户的利益，凡未办结的案件，事务所、离职律师以及客户必须签订三方协议，表明客户同意案件随承办律师转移到律师将调入的事务所，接收律师调入的事务所知悉并履行对案件监管的义务，明确调离律师在离开本所后，仍有义务继续办理好客户的案件。(2)调离律师必须办理离职交接单，由内勤人员审核所办案件的结案、归档、及未使用文书的退还及注销等工作;(3)做出执业期间没有违法违纪违规行为的声明，以此检查律师在本所执业期间的违规情况，增强律师执业的责任感。

5、对事务所的全面管理。除上述收结案登记管理外，我们还对事务所管理进行分类，制定具体的、切实可行的管理办法。包括：事务所的资产管理;人事管理、业务档案管理;办公室日常事务管理;财务管理;规章制度管理等等。

“发展才是硬道理”，任何企业只有在不断发展和创新中才能具有活力和生命力。但是，事实证明，小型律师事务所的发展规模、发展速度应当与其人员、业务特点，发展程度等要素相适应，规模并不是越大越好。律师人数的增加，会导致案件数量的相应增加，同时案源不足的律师数量也会相应的增加。案件数量的增加，要求事务所对收结案管理、案件质量监控、律师培训等各方面加大相应的管理力度，继而要求事务所主任、管理合伙人及行政管理人员投入更多的管理精力，提高管理效率，甚至还需要增加管理人员数量;而案源不足律师的增加，他们生存上的危机感，不仅给合伙人带来巨大的心理压力，还带来业务开发上的压力，当业务开发取得成效，没有案源的律师也开始办案时，随之而来的问题又是前述的收结案管理、案件质量监控、律师培训等一系列问题。如果这些后续的管理措施准备不足，事务所在一时高兴过后，反而会进入一种更为糟糕的恶性循环。

实事求是地说，管理是一门独立的学科，小型律师事务所在没有专业的管理人才，或者说，在专业管理人才匮乏的情况下，靠经验增强管理能力的速度，远不如增加律师人数的速度更快，管理能力的薄弱与滞后是小型律师事务所发展过程中的蚁穴。因此，小型律师事务所在追求发展的过程中，有意识地适当控制事务所的发展规模和速度，对后续发展作更多准备是非常必要的。

如前所述，发展是硬道理。但是发展也必然会带来一定管理成本的增加。例如：一定业务开发、宣传费用的增加、律师和行政人员的增加及工薪的增加、办公面积的增加、办公设备与办公用品的增加……等等。因此，小型事务所在管理和发展中还需要进行必要的成本控制。

从经济学角度说，投入与产出之间有一个最佳的点，即：全部生产要素的投入量增加一倍，产量将增加一倍以上，规模的收益递增。但在某种情况下，如果规模再继续扩大，规模收益却会出现递减。究其原因主要是管理成本的增加和生产要素协调难度的增加所致。例如，企业规模过大后，会形成过于庞大的管理和指挥系统，无论是自上而下的命令传达还是自下而上的信息反馈，都会变得十分缓慢，由此会使风险和成本加大。

考察律师事务所经济效益，律师收益与事务所经营收益应当是两个重要的指标。很多情况下，人们仅仅关注律师事务所年度营业额指标，而忽视事务所在扣除各项成本费用(包括人员工资、律师提成、各项税金、房屋租金、办公费用等)以后事务所的实际收益。

小型律师事务所在发展的过程中，应当注重研究和考察各项经营投入与产出之间最佳的结构比例，在这个比例下才能实现规模收益的递增。对于希望走特色化，品牌化道路的小型所来说，控制规模与成本，找到最佳的投入产出比，优化各个要素之间的结构，才是实现可持续发展的根本。否则将“欲速则不达”。

对于小型律师事务所来说，控制风险与追求企业发展具有同等重要的地位。风险会使我们为发展所做出的一切努力前功尽弃。小型律师事务所的风险主要来自于(1)财务的风险;(2)律师办理案件流程与办案质量的风险。

(1)有效控制财务风险。财务风险最典型的事例，是某律师事务所律师与该事务所财务人员勾结，私自提走代客户向有关部门缴纳费用的款项后逃之夭夭。该案例告诫我们，建立严格的“财务一支笔”原则、严格的支票登记管理制度、严禁签发空白支票制度、以及财务章与转账支票、现金支票分离、分人管理制度对于小型律师事务所的财务风险控制都会起到至关重要的作用。

(2)有效控制律师办理案件流程与办案质量的风险。办案流程与办案质量风险主要来自收案环节薄弱及收案以后律师的责任心与执业能力、水平不强。因此，控制该风险的重要手段是通过严格的收结案登记管理制度及有效地执行力度，对此本文前面已有详细论述。

对于律师收案以后的责任心和业务水平的问题，需要律师事务所通过对律师的各种培训和经常不断的教育、搭建律师交流平台以及制定律师办案流程等方式加以控制和解决。