复函格式范文模板(必备9篇)思维导图

带来订单的询盘回复函

Dear Sir / Madam,

This is XXX from XXXX.,we are writing to you to look for possibility for establishing long term business relationship with your esteemed company. We are specialing in the product of XXXs. So if you possible, could you consider us into your supplier list.

It will be very appreciated to get news from you soon.

XXXX

Company Name：XXXX

Address:XXXX

Tel:XXX

Fax:XXX

Cel:XXX

Msn:XXX

E-mail:XXX

Website: XXX

按照行文方向， 可以将公文分为下行文、平行文、上行文。下行文就是上级机关向隶属于自己的下级机关发送的公文， 上行文是下级机关向自己的直接上级机关报送的公文。上行文和下行文的发文机关和受文机关之间是领导与被领导关系或者业务上的指导与被指导关系。平行文是在平级机关或不相隶属的机关之间传递的公文。批复、函和报告正好是这三种形式公文的代表文种。批复是典型的下行文， 用于答复下级机关的请示事项， 解决下级机关的实际困难或问题， 对下级机关的工作作出具体指导， 具有较强的行政约束力； 函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项， 是典型的平行文； 报告则是典型的上行文， 适用于向上级机关汇报工作、反映情况， 回复上级机关的询问， 以使下情上达， 便于上级机关准确有效地指导工作。

(1)商务公函的概念

(2)商务公函的结构及写作方法

范文

相关知识

(一)首部。

(二)正文。

(三)结尾。

(四)结语。

(五)结尾落款。

答复函是对询价函的回复。答复函也由开头、正文、结尾三部分组成。

◇开头

与普通书信一样，其顶格书写称谓，即询价者的尊称。称谓后面加冒号。

◇正文

分三步完成:回答询价函中的问题，有问必答;以热情的口吻欢迎对方尽快订货;可提供一些对方所问范围之外的信息，既体现了服务的热情与周到，也可起到一定的促销作用。

◇结尾

与普通信函一样，为落款和日期。落款标明复函者的姓名，日期为复函时间，要年、月、日俱全。

范文1

地质矿产部产于地热资源管理问题的复函

(地函184号)

山东xx市**:

xx市汤头地下热水站负责人王泽清同志来信反映在地热管理中存在的问题，我部现作如下答复。

地热资源属矿产资源，分类上属于能源矿产。地热能是地壳内岩石(固相)、和流体(液、气相)中能被人类经济、合理地开发出来的热量。地下热水中的水仅是传递地热能的一种媒介、载体，它只能带出地热能的20%，因此，地下热水应属矿产资源。这一结论在xxx年8月*法制局与地矿部联合召开的专家论*会上得到了与会专家和绝大多数部门代表的肯定。

xx汤头的地下热水之所以有较高价值，就在于它的温度和有益元素，这是区别于普通地下水的关键。对于地下热水这一宝贵的矿产资源，应按对某进行合理地开发利用和保护，使其发挥最大的经济效益。

综上所述，地下热水的开采活动必须纳入的法制轨道。我部希望xx市**尽快对场头地下热水管理站的问题依法予以解决。

范文2

商贸公司:

感谢你们八月十三日的询问信。我们很高兴对皮鞋、皮包向您们报价。

前封函中我们已说清了可以立即从仓库发货的品种。至于其他品种，我们所说的发货日期只是大概的估计，但不会超过所说日期一个月。

我们报价的所有品种都由高质量皮料制成，设计多样，**丰富，是可以满足像您们这种高级时髦贸易的要求。

盼望收到您们的订货，并寄上商品目录一份，您们也许会对我们的其他一些产品产生兴趣。它们包括皮手套和女用皮包。商品目录会给您们提供我们货物的基本情况，但不可能对您们的所有问题一一作答。如蒙再次来信详细询问，我们将乐意解答。

皮革制品营销部

20xx年月日

注意:

我们知道，答复函(报价函)是针对询价函而写的，所以，答复函必须有针对*，不能答非所问。

这封报价函，不仅有针对*，且措词十分得体。

因为是答复函，语气比询价函要谦恭一些。很高兴、乐意等词语的运用，既是向对方表示良好的服务态度，又表达了对对方应有的尊敬。

另外，撰写者在有问必答的同时，也做到了留有余地。比如:我们所说的发货日期只是大概的估计，但不会超过所说日期一个月。既回答了对方，又没把话说死;既表明了自己的诚意，又为自己留下了回旋的余地。

最后，在回答了对方的问题之后，撰写者还巧妙地向对方介绍了其他产品，从而增加了信函的容量。

《条例》规定， 发文字号"由发文机关代字、年份、发文顺序号组成"。发文机关代字是发文字号的重要组成部分， 一般由机关代字与发文性质代字构成。批复、函、报告在行使答复功能时，机关代字应有所不同。

批复的发文字号一般写为"×函"， 比如《^v^关于长春市城市总体规划的批复》的机关代字为"国函"， 《^v^关于同意设立"残疾预防日" 的批复》的发文字号为"国函〔2017〕89号"。批复作为下行文， 机关代字不用"×发" 而改用"×函" 是有缘由的， 主要原因为批复有固定的主送机关， 常以信函的形式制发。但是， 笔者查阅了一些地方行政机关的文件， 发现各地作批复的机关代字五花八门， 比如《省政府关于筹建江苏省相城高新技术产业开发区的批复》的发文字号为"苏政复〔2016〕50 号"， 《江苏省人民政府关于南通市2016 年度第6 批次城市建设用地的批复》的发文字号是"苏政地〔2017〕46号"， 《上海市人民政府关于同意调整本市城乡居民最低生活保障标准的批复》的发文字号为"沪府〔2017〕44 号"， 《湖北省人民政府关于武汉市2015 年度城中村第3 批次城市建设用地的批复》的发文字号为"鄂政土批〔2015〕1062号"，《苏州市机构编制委员会关于同意调整苏州市人民政府教育督导机构设置的批复》的发文字号为"苏编发〔2017〕11号" ……笔者认为， 《条例》虽未对党政公文发文字号中的"机关代字" 作明确规定， 但应依照^v^的做法， 将批复的机关代字统一写为"×函"， 以免混乱。比如《北京市人民政府关于昌平新城规划（2005年—2020年）的批复》（京政函〔2007〕7号）， 《省人民政府关于湖北省"十三五" 高效节水灌溉总体方案的批复》（鄂政函〔2017〕88 号）， 机关代字的使用就比较规范。

复函的机关代字相对简单， 就是"×函"， 没有异义。

报告属于典型的上行文， 机关代字应写作"×发"， 此处的"发" 并非"下发" 之意， 而是指采用了"文件格式"， 以区别于"信函式" 公文。工作中常常出现的"×报" "×呈" "×请" "×文""×函" 等机关代字都应该统一为"×发"。在这一点上， 笔者十分赞同黄泽琼老师发表在《应用写作》杂志上《上行文"机关代字" 应当规范》一文的观点， 在此不再赘述。

从内容作用看，一般分为五种：

公函由首部、正文和尾部三部分组成.其各部分的格式、内容和写法要求如下： （一）首部 主要包括标题、主送机关两个项目内容. 1、标题.公函的标题一般有两种形式.一种是由发文机关名称、事由和文种构成.另一种是由事由和文种构成. 2、主送机关.即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号. （二）正文 其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成. 1、开头.主要说明发函的缘由.一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用"现将有关问题说明如下："或"现将有关事项函复如下："等过渡语转入下文.复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由. 2、主体.这是函的核心内容部分，主要说明致函事项.函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事.无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚.如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性. （三）结尾 一般用礼貌性语言向对方提出希望.或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等. （四）结语 通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语.如"特此函询（商）"、"请即复函"、"特此函告"、"特此函复"等.有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用"此致"、"敬礼". （五）结尾落款 一般包括署名和成文时间两项内容. 署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章.。

复函格式结构： 1、开头 明确写清楚发函的缘由，概括交代发函的目的、根据。

然后用过渡语^v^现将有关事项函复如下^v^等引起下文。 缘由部分先引叙来文的标题和发文字号，如^v^*年*月*日贵单位来函收悉^v^或^v^*字*号函悉^v^，然后写^v^经研究决定函复如下^v^为过渡语。

2、主体 主体是复函的核心部分，要用简洁得体的语言把要告诉对方的问题、意见讲清楚，使对方接到函后能快速了解来函的意图，准确作出反映，叙写清楚。 答复事项要有针对性。

3、结尾 一般用礼貌性的语言向对方作出答复，如给予支持、帮助或合作，或提出希望和要求等。 4、结束语 一般为^v^此复^v^、^v^特此函复^v^等惯用语。

5、落款 由发文机关和成文日期组成。 发文机关写全称或规范化简称。

成文日期要用汉字写明年、月、日，加盖公章。 扩展资料： 范文： （发文单位名称 ） 关于 （发文事由） 的复函（文种） ***： （单位） 关于 （来函的标题） 的来函收悉。

（有关工作） 计划，经（单位）上报已下发到 （有关单位货部门） 。关于 （具体计划或工作问题），要求应按照 （工作执行标准）的计划形式，要 （向有关部门） 说明。

因此，关于 （发文的事由）问题，应以 （工作计划或标准） 计划为准 ***（公章） *年*月*日 参考资料；百度百科复函。

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的'结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：