规范文档管理的好处推荐5篇思维导图

商务文档的管理必须设置专人，收集、整理、归类、打孔、放置统一由一人管理，一般由新来的商务同事管理，一方面锻炼了他们，另一方面让他们知道商务文档管理的重要性。

国内造价环境下，商务文件管理的重要性，往往要等到结算时才发挥重大的效力，如果平时不重视，最后可能只能笑着进场，哭着离场。

电子文档的归类我们团队制定了一套电子文件系统，要求我部的商务人员按照我的要求做，很多的文档格式、台帐做了范本，当然，有些业主对有些文件有格式的，优先使用对方的格式，没有的可以按照我们的格式。

文件的命名也必须按照我的要求做，很多人习惯不好，对于文件命名没有好的习惯，时间长了，文件找不到，或者放置的地方不对。

规范管理的好处就是，不论你商务经理有什么想法和习惯，你必须按照我的系统做，如果项目商务人员发生了变动，电子文件必须做移交，新来的人可以随时接上，否则商务经理离职，带走全部电子文件，后任只能干瞪眼了。

项目商务一般多人团队作业，商务文档分散在各成员电脑上，如果没有统一的文档管理规范，文档好比一盘散沙，为解决这个问题，我部署了云盘，每个项目商务成员的商务文档，根据我指定的文档管理规范，上传到云端，我电脑上随时同步他们的工作文档。

另外，商务应该收集应用到的图集、当地的政策性文件、造价管理文件，为可能的人工费、材料、机械的调整做好基础资料。

商务部门的文档管理，必须遵从所有的资料必须全部受控，一律不能让外人窜进商务部，随意的借走资料、图集、图纸，更不能接触我们的任何合同文件等资料。

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无论是个人或企业，都希望文档管理更加安全，而高质量的文档管理系统，在安全性上的研究和实践都做的很好，尤其是文档的错误处理和安全保护。

电子文档管理计划

1， 文档权限灵活控制

PowerProject文档管理功能支持文档权限灵活控制，按角色、部门、成员等维度授权；权限项还包括，上传、下载、阅读、创建目录等。文档的权限管理功能可以让项目文档多一层保护。

2， 支持文档全文检索功能

现在的项目管理系统都宣称提供了文档管理功能，但实际上很多都没有做到真正的全文检索，PowerProject文档管理模块特别支持文档全文检索功能，能够将文件中的所有文本与检索项相匹配，实现高效阅读和分享知识资源。

3, 在线查看各类文件，支持水印添加

PowerProject文档管理功能支持图片（包括JPG、PNG、BMP、GIF等）、Word、Excel、PowerPoint、PDF、HTML等格式的在线阅读，无需下载，提升工作效率，此外，该功能还支持阅读添加水印，避免截屏泄露。

4, 支持项目文件远程共享

跨地域的员工可以随时随地查看系统内文件，实现高效协同办公。除了PC端，PowerProject还支持移动端访问。让知识在企业内部高效流转。

5, 云端储存文件，保证数据安全

文档在云端统一管理，PowerProject 还支持文档数据的还原与备份，保证文档数据的安全。

6， 支持文档自定义审批

文档可引用本系统强大的流程引擎，支持自定义审批流程，包括，审批节点，审批人，审批规则等。

7， 升级版全新知识中心，助力研发知识沉淀

PowerProject 支持经验分享库、知识仓库、文档模板库，全面管理企业的知识资产。

好的文档管理可以提高项目沟通效率，反之，则后期就会付出多倍的努力来补救。现今，对文档进行控制和管理已经成为项目管理的一项主要工作，文档管理水平也逐渐成为项目管理水平的标志。项目管理工作中的文档管理工作是一项非常繁杂的工作，PoweProject文档管理功能可以很好地帮助企业降低文档管理成本，有效提升团工作效率，是诸多上市公司都在使用的专业的企业级项目管理软件。

文档管理工作其实并不难，关键是企业和个人如何来看待文档管理过程中的地位和作用，并且使用一定的

文档管理工具

来辅助文档管理。

你认为它是一堆纸或者一堆doc，那么，你一定不会把它当回事儿，但是，如果你认为它记录的是你的思想，你的成果，那么，你就会像珍惜你的作品那样珍惜它。

文档管理系统的本质就是把所有文档放在一起，能够集中、有序、有效地进行管理，那么实际上也就是形成一个企业文档知识库。

由此可见，当今高热度和好评的文档管理系统不仅简单性好，扩展性好，而且文档管理功能强大，节省办公时间，提高工作效率。此外，文档管理系统还具有超有效的信息集成、安全保护等功能优势。

工程项目文档的管理，尤其是商务文档管理，是一件很头疼的事情，我们很多项目，等到结算时，才发现商务、技术文档严重缺失，索赔资料不规范、不完整不齐全，资料的有效性不够，丧失时效等，给结算工作带来巨大的压力，甚至给项目和企业带来巨大的损失。我经常给团队同事打比方，商务文档管理如同斗地主，你手上本来有炸弹，可以稳操胜券的打赢一局，而因自身原因，不合理利用，拆开打，或炸的时点不够，不仅没赢双倍，反而可能输双倍，里外一算，亏大了。

整个项目文档的管理都属于合同管理的范畴

重视收发文记录

除了文档管理外，项目商务经理还需要重视文件的传递过程和传递痕迹。尤其是可能涉及工程造价的重要的文件，如图纸、变更、技术洽商、签证、费用申请、索赔文档的收发记录，必须落实到位，形成规定动作，尤其是边设计边施工的项目，一定定期检查技术、资料部门的收发文是否严格登记、规范签字，除了发出去的文件要对方签收外，收到的图纸、变更、文档也必须要建立收文管理制度和收文记录，以免因为图纸、变更晚到造成影响进度、拆改等现象而造成时间节点不清晰，而无法索赔的事实。

发文记录大家都能理解，而收文记录有的项目不做，这是一个重大隐患，举个例子，某份图纸晚到，导致影响项目关键节点，致使工期延后，如果没有收文记录，即无法确定这份图纸实际送达的时间，无法确定是否影响关键节点工期。有人会说，那业主代表那边有发文记录啊；业主代表的记录我方是不受控的，另外如果真是发生官司，"谁主张、谁举证"，这个时候业主代表的记录你也是拿不到的，弄不好还会被业主反索赔。

图纸、变更的内部管理和传递也应该管理起来，必须有内部传阅单，盖上传阅章，由总工确定传阅那些人，再由文员或资料员发放给相关人员并在传阅栏签字确认【收文记录、发文记录、内部传阅管理】。作废的图纸、变更、文档也应该及时根据是否实施的情况，做相应的处置，避免造成损失。