关于在高校档案馆建立专题馆员制度的探讨思维导图

关键词 高校档案馆专题馆员素质工作职责

班主任对毕业生的评语、学校结论。在作四个结论时，要求求真防假，不溢美，不隐恶，实事求是；要求概括具体，不讲大话，优缺点分明，特长突出，结论明确不含糊，为用人单位提供对毕业生使用、培养发展的可靠依据。笔者曾发现，有的班主任喜欢搞一点论，对喜爱的学生溢美隐恶，对不喜欢的学生在评语中出现这也不好那也不行的语句，甚至无优点可寻代写论文。有的班主任在评语中喜欢讲大话、空话，什么“高举”、“坚定”、“最最”等词语。对于这样的评价，学校在审核把关时，应推倒重来，对个别评价不妥当的，应由主管学生管理工作的校领导亲自把关修改、签章。对学校结论，要慎之又慎，对于三好学生、学习标兵，个别有专长、技能方面突出的学生，要在一般结论基础上，做出实事求是的评价。对于犯错误和不能毕业的学生，都做出慎重的签署。在作结论时，可遵循下列原则：自己认识了的错误从宽，固执己见、拒绝承认的从严；历史的从宽，现实的从严；结论从宽，批评和自我批评从严；已经改正了的从宽，重犯的从严；坚持不改的必须作结论。.严肃认真地做好毕业生资料的归档工作。毕业生资料归档是建档工作最后一个环节，关系到建档工作成败，也关系到用人单位对资料的使用和掌握。归档工作的具体程序是：第一，组建好建档工作队伍。成立建档工作机构，选拔办事认真、细心，有统计、书写专长，有教学管理经验的人组成，派专人负责，人数一般三至五人，不宜过多。因为建档是一项细致的工作，来不得半点马虎和疏忽，不能出现错统、错登、错装、漏装现象。第二，做好成绩、奖惩的核实誊写工作。这项工作任务大，因为每个学生每学期的期评成绩要誊写到每个毕业生登记表的成绩栏里，每个学期的奖惩情况要誊写到奖惩栏里，这就要求建档工作人员要对学生负责，对学校负责，作风正派，避免差错和失误。第三，对毕业生登记表里的四个结论逐个检查，检查的内容是：领是否审查，是否签字盖章，年月日是否按规定的要求书写。第四，整理、装订成册，填写卷内目录。把学生每学期的总结鉴定表、实习鉴定表、毕业生登记表、技术等级审批表、入学时的新生登记表、体检表、团员材料以及其他材料等等，按时间顺序一一整理，装订成册，填写卷内目录。第五，装袋，封口。装订成册的毕业生材料，装进每个学生的档案袋里，档案袋的名字一定和毕业生材料的名字相符，然后封口，盖封口章。综上，可见做好技校毕业生的建档工作是极其重要的，步骤也是十分复杂的。作为技校的档案工作者，在技校已经面向市场的情况下，要使劳动力更好地在社会让渡，就要重视技校毕业生的建档工作，不断提高建档工作的要求，要以适应社会主义经济建设的客观需要，为技工人才的培养和输送作出新的贡献。

二、高校档案馆专题馆员应具备的素质专题馆员一般都是硕士以上学历、具备档案专业或信息管理专业学科背景，拥有广博的专业知识、驾轻就熟的档案信息资源开发能力和敏锐的分析判断能力，较好的计算机、外语运用能力，能够有针对性地为教学、科研和行政管理提供个性化档案信息服务。高校档案馆专题馆员在具备这些基本素质的基础上,还应具备档案信息导航素质、档案信息挖掘素质和公共关系拓展素质等，只有具备了这些综合素质，才能为档案用户提供个性化的档案信息服务，为学校教学、科研、管理的和谐统一发展奠定坚实、可靠的基础。1.档案信息导航素质。面对庞杂、浩瀚的档案信息资源，高校档案用户总是感觉仅仅凭借自己的经验和素养获取档案信息，一般都难以获得令自己满意的、全面的、有效的档案信息资源。而档案馆专题馆员恰恰具有档案用户所不具备的优势，能够利用自身对档案库藏资源了如指掌的优势，帮助用户有选择地采集、存贮、组织、控制和提供档案信息资源，帮助用户在多样化的档案信息资源中快捷、准确、全面地获取档案信息资源。在网络环境下，信息意识反映了人们对信息工作的性质、作用的认识程度，是关系到能否发挥信息能力的先决条件。随着高校教学、科研的迅猛发展，档案信息资源的日益膨胀，要在各种堆积如山的档案信息资源中有效地获取、评估、开发、筛选出有价值的信息，从有价值的信息中分辨出核心信息，必须具有强烈的信息意识。而档案信息导航素质就是明确要求专题档案馆员要具备强烈的信息意识和敏锐的信息洞察力，要善于捕捉、发现、挖掘和利用档案文献信息。只有具备档案信息导航素质，才能有针对性地做好对口服务单位的档案信息资源建设工作。2.档案信息挖掘素质。随着高校用户需求的日益个性化、多层次化，用户对档案需求在综合性、适用性、有序性方面提出了更高的要求。高校的教师和管理人员已不满足于对档案信息线索和数据的单纯获取，而是要求档案馆提供有深度的，对馆藏档案信息进行分析、筛选、编研之后的利用价值较大的档案信息资源。档案信息资源的开发利用不仅仅只是提供简单的一次文献查询，更重要的是要提供从各种档案信息资源中检索、挖掘出来的专题汇编、调研分析或者预测报告、决策参考等。这就要求档案专题馆员在熟悉对口服务单位档资源建设的基础上，从教学院系、职能管理部门的角度出发，组织、分析、提炼相关的档案信息资源，并将加工编研后的档案信息提供给对口服务单位，有效实现专题馆员的职责。同时，随时掌握对口服务单位的工作进展动态和学术研究动态，组建相关的教学、科研专题数据库，对对口服务单位的主要信息资源进行全面系统的分析、对比、归纳和提炼，形成档案文献综述和文献评介，使庞杂的档案信息资源由分散变为集中，最大限度地方便高校档案用户，满足其不断增长的档案信息需求。3.公共关系拓展素质。随着高等教育教学改革的不断深入，高校档案馆的工作也要紧随形势的发展而不断深入，主动开发、拓展新的信息服务项目为教学、科研、管理服务，拓宽档案工作的影响力，争取学校领导及各院系、职能部门对档案工作的更多支持。要做到这一点，专题馆员就要发挥比较大的作用，因为，他们不同于普通的馆员。专题馆员的身份给予了他们和各院系、职能部门交往的机会。作为档案馆与对口服务单位之间的桥梁，专题馆员必须建立与对口单位的紧密联系，和用户进行经常性的对话、交流，真诚地听取用户的意见和批评，利用各种不同的方法和手段，分析用户的需求，了解用户的心理，及时改进服务工作。