浅谈卷宗归档管理的几个问题思维导图

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公正与效率是新世纪审判工作的主题，实施案件流程管理是实现这一主题的重要举措，诉讼卷宗归档管理则是这项举措的重要环节。因此，如何做好诉讼卷宗的归档管理，对于促进法院审判工作有着极为重要的作用。笔者试对档案管理工作中涉及的几个问题作一粗浅探讨。

一、把卷宗归档管理作为案件流程管理的一个环节，有效扼制“虚假报结”。

在审判工作中，存在着案件没审结却已报结的现象，我们称之为“虚假报结”现象。“虚假报结”的现象在过去并不少见。结案登记簿上记载着案件早已报结，但实际上该案件并未处理完毕，或裁判文书未印制好，或已印制好但未送达当事人，也可能是裁判文书还未拟就，有时甚至可能是裁判意见还没形成，仅仅开过庭而已，还有的以诉讼中止名义报结案件，导致当事人多方反映，案件久拖不决。但由于从案件的流程管理看，案件已经审结，因而对这类“虚假报结”案件缺乏应有的监督，影响了法院公正审判的形象。

“虚假报结”的原因主要有两个：一是因为案件审理已接近或超过审理期限，承办人敷衍报结以逃避院领导和有关部门监督与追究;二是为了拼凑结案数。虚假报结企图规避超审限监督，违法也违纪;而拼凑结案数编造虚假信息也干扰正常的审判管理，均会给法院的审判工作带来负面影响。由于有的单位和个人仅从本人、本部门暂时利益出发，往往以“虚假报结”来提高结案率或规避超审限现象。而且由于近年来案件数量迅猛增加，审查人员严格审查心有余而力不足，只能对卷宗进行“形式审查”而不能进行“实质审查”。因此，仅仅强化对报结案件的审查力度，并不能有效杜绝“虚假报结”的发生。

笔者认为，把诉讼卷宗归档管理作为案件流程管理的一个环节，便能有效地扼制“虚假报结”现象。一般可按以下程序操作：一是在案件报结后，要求承办单位或承办人随即将案件卷宗报送卷宗评查组评查。评查的一项主要内容就是查验报结登记与卷宗是否相符。二是由评查组将卷宗交付档案室验收。三是档案室对不合格卷宗及时退回有关部门或有关人员，限时补正完毕交档案室。这就要求报结案件必须是真正作出了裁判且裁判文书已向当事人送达的案件，从而有效地杜绝“虚假报结”现象的发生。

二、案件报结和卷宗归档同步，提高档案管理质量和审判工作效率。

档案的完整全面是衡量档案管理质量的一个重要标志。过去，案件只要报结了，审判工作就被认为全部完成。卷宗归档主要采取全院定期集中进行，造成卷宗归档工作与案件报结脱节。在这种工作模式下，档案质量主要靠庭室负责人和审判人员工作责任心来自我督促，虽然大部分卷宗都能统一送到档案室及时归档，但对责任心不太强或者工作效率不高的审判人员和书记员来说，则可能有少数卷宗不能按时整理。由于集中清理时档案数量多，部分卷宗没交齐也不易被发现，造成一部分没有整理出来的卷宗材料就被搁置在业务庭。因为新任务新案件接踵而至，再加上工作人员轮岗交流，旧卷宗的整理装订工作就不断被拖延，很有可能造成少数卷宗在此过程中不知所终，而要核对有关事实时便会出现“死无对证”的局面，这就影响了全院档案管理的质量。把卷宗归档作为案件管理的一个环节，案件报结的同时进行卷宗归档，便能做到案件与归档卷宗一一对应，确保归档卷宗的完整全面，从而有效提高法院的档案管理质量。

将卷宗归档管理作为案件流程管理的一个环节，对于督促审判人员及时办案，提高审判效率也有很明显的效果。“迟到的公正是最大的不公正”。以前，有的审判人员认为反正有“虚假报结”可以逃避监管，压力不大，案件审理时限观念淡薄，案件一拖再拖，“虚假报结”后案件审理几乎失控，导致案件超审限，严重影响司法公正。而将案件报结和卷宗归档同步进行，“虚假报结”之路便被堵死，审判人员不得不自我加压，在态度上不得不重视，在行动上不得不注重探索工作方法以提高工作效率，努力在规定时限内完成工作。而且扼制了“虚假报结”现象后，案件流程综合管理人员也能有效地根据真实的案件流程信息进行催办、督办，并对超审限审判人员进行追究。以自我规范和外在制约相结合，必将极大地提高审判工作效率。

三、规范归档卷宗评查，全面评判审判工作。

对归档卷宗进行评查，也是卷宗归档管理的一个重要方面。案件报结后，卷宗随即报卷宗评查组评查，不仅要核对报结登记与报评卷宗是否相符，更重要的是通过卷宗对已结案件的审理情况进行全面检查，全面审查办理案件过程中实体和程序两方面的质量，起到全面评判法院审判工作的作用。

(一) 检查卷宗材料是否全面地反映了审判过程。

卷宗材料应当全面地反映审判过程，从案件受理到处理完毕的每一环节都有相应的文字材料，主要包括立案审批表、受理通知书、立案移送表、诉状副本、答辩状副本、开庭传票送达回证、合议庭组成人员通知书、公开开庭公告、证据交换笔录、开庭审理笔录、宣判笔录、裁判文书及其送达回证等，有的案件还有请示报核材料。如果材料不足，主要有两种原因，一是该项工作在审理中没做，自然没有相应的文字材料，这表明或是程序违法，或是实体缺陷，则应依法依规定救济。二是整理卷宗的工作质量不高，该装入卷宗的材料未装订。对此，应要求限期补正，以此提高诉讼档案的质量。如果没有这项检查，有些案件卷宗材料缺漏则很难被发现，因而不能及时得到补正，时间一长，往往造成卷宗材料永远缺漏。把卷宗评查纳入案件流程管理后，档案管理会更加规范，从而保证诉讼卷宗准时归档，有效地提高档案管理质量。

(二)总结案件审理工作及档案管理工作的经验教训。

(三)为审判监督和社会治安综合治理提供信息。

卷宗评查能及时发现案件审理实体上、程序上的违法和错误之处，对错误和违法情况，依法由院长提交审判委员会决定是否启动审判监督程序，这就为更好地行使审判监督权提供了必要的信息。同时，通过案件反映的情况，及时把握有关当事人的思想动态，或做好案件回访工作，或向有关部门提出司法建议，或请有关单位或个人注意有关情况，从而有效地参与社会治安综合治理工作。

(四)有效地推动审判方式改革。

审判方式改革对卷宗归档管理工作有很大影响，反过来，通过卷宗归档工作，也可以有效地推动审判方式改革的深入。第一，通过卷宗评判审判方式改革的进程。以民事诉讼档案为例。过去民事诉讼卷宗形式上有两个特点，一是厚，二是分内外卷。卷宗之所以厚，是因为里面材料太多。过去强调法官裁判要有全面、客观的事实根据，于是法官疲于调查取证，既然要求“全面、客观”，当然是调查材料越多越全面，越多越客观，卷宗自然就越厚实。而且案件往往由院长、庭长定案，所以卷宗里必然有审理报告，必然有通案笔录，于是卷宗更加厚实。至于卷宗分内外卷，是因为审理报告、合议庭评议笔录、法庭通案笔录、审判委员会讨论记录都被认为是审判机密，所以放在内卷予以保密，不得让外人知晓。随着审判方式改革的深入，公正不仅要体现在实体上，更主要的是体现在程序上，程序上要公开、公平，体现在卷宗形式上，最直观的是卷宗越来越薄，内外卷也不多见了。因为证据规则的应用，使法官摆脱了被当事人牵着鼻子调查取证的非中立角色，认定事实强调“法律真实”原则，由负有举证责任的当事人举证，法院无需再奔波劳碌去寻求所谓客观全面的材料，这就减少了大量的调查取证材料。而且强调法官主审和当庭宣判，这样专门的审理报告和通案笔录又被免去了，卷宗当然变薄了。公平原则要求实行“阳光审判”，审判工作均应在法庭上在双方当事人、其他诉讼参与人和社会公众的耳闻目睹之下进行，已无密可保。通过审判方式改革，法官和合议庭的自由裁量权更有保证，讨论案件越来越少，卷宗里审委会讨论内容已不多见。第二、卷宗能如实反映出审判程序随着审判方式改革的变化。如以前卷宗里往往有法官与当事人单方接触的谈话笔录，而现在不允许法官会见单方当事人，卷宗里如果还有类似笔录，则反映案件审理程序违法。这样，通过卷宗评查可以评判承办案件的法官、合议庭是否真正按审判方式改革要求从事审判活动，从而掌握审判方式改革的动态，及时采取相应的调控手段，有力地推动审判方式改革。

总之，卷宗归档管理作为案件流程管理的环节，既能促进案件审理效率的提高，又能及时、全面、客观地反映审判工作动态，从而有效地推动审判工作，实现公正与效率的审判工作主题。我们有理由相信，卷宗归档管理在案件流程管理中的地位必将越来越重要。