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减法:5%工作精英才知道的基本功 V0.2思维导图

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5%工作精英才知道的基本功详述

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思维导图大纲

减法:5%工作精英才知道的基本功思维导图模板大纲

第一部分:减少贪多求快

舍得留白:改掉假勤奋,变成真用功

1.要事第一,突出重点

前一天晚上我只花5分钟,就给第二天确定了3个主要事项。

2.计划有弹性,增强可执行性,40%时间留白

为用而学:看似学得更少,实则用得更好

好处

好处一:工作与学习不冲突,合二为1

好处二:在工作中自然重复,抵抗遗忘曲线

好处三:避免浅层学习,更深入地掌握方法和技能。

怎么做

步骤一:选问题,即选择一个工作中要解决的问题

步骤二:定范围,即确定学习内容的范围和顺序

一定要控制住自己忍不住想学更多东西的冲动,紧紧围绕问题解决的需要来确定学习内容的范围和顺序

(1)耽误了解决问题的时间。

(2)浪费了有限的时间和精力。

步骤三:实际用,即实际应用所学内容解决问题。

如果你没有相关经验,第一遍一定要严格遵循所学方法或技能的指引

敢于放慢:似慢实快,真正学会学深

原因一:投入不足,导致学而不牢

原因二:心态急躁,导致半途而废

客观规律一:最低投入强度。

客观规律二:学习曲线中的“高原期

HOW

一、练习要有目标

二、练习要有方法

三、练习要有反馈

多用迭代:哪怕贪多求快,也能步步为营

利用由粗到细的迭代满足贪多心理

由小到大的迭代可以满足求快的心

在使用由小到大的迭代方式将庞大目标分解为小目标时,要特别留意一点:确保每个小目标的实现周期不超过你的最长耐心。

第二部分:减少过高期待

放下远大梦想,聚焦当下持续成长

步骤一:先做加法

步骤二:再做减法

最后只留下一件必须要做的重要的事。

步骤三:逐步推进

分解你耐心内多个小目标

降低他人期待,解除沉重的枷锁

无须目标实现,目标价值依然存在

高质量目标的四个标准

1.自主设定

高质量目标的第一个标准是:这个目标源于你自己内心的渴望,而非外部的激励或压力。因为,基于外部原因设定的目标可能引发你内心的抵触,遇到挫折时降低或放弃目标的可能性也会更高

2.可衡量

SMART原则

3.有挑战性

4.高频反馈

如何制定高质量目标

1.确立定性目标

(1)以动词开头写做什么

(2)加上有挑战性的程度

(3)以可实现的标准修正目标

2.用5why法验证目标的合理性

3.拆解出定量目标

SMART原则

4.周期性反馈和更新

承认运气制约,可能更会好运连连

第三部分:减少过度消耗

减少体力消耗,让精力更充沛

一、学会睡觉

1.充足的睡眠时间:睡多久合适

4~6个周期为好,90min为一个周期

2.良好的睡眠质量:如何睡更好

(1)睡前优化

第一,睡觉前一定要远离蓝光,也就是要避免睡前玩手机

第二,白天多晒日光。

(2)睡中优化

避光,安静

(3)睡后优化

绝对不赖床

子主题 1

二、好好吃饭

1.结构化饮食

(1)按食物的能量结构来吃

膳食宝塔

(2)按三餐的不同侧重点吃

早餐:一定要吃,而且要吃好

午餐:遵循“三足鼎立”原则。

蔬菜占据餐盘的一半,蛋白质类食物(如鱼虾、牛肉、鸡肉、瘦猪肉)占餐盘的1/4,主食类食物(如米饭、面条、馒头等碳水化合物)占餐盘的1/4

晚餐:要清淡、低蛋白。

2.习惯化进食

参考食品配料表选择食品

3.应对情绪性进食

4.应对社交聚餐挑战

(1)提前适量进食

(2)学会点菜

蒸煮、少油炸为主的餐厅

(3)掌握饮食的顺序

先吃蔬菜,再吃鱼、虾、肉等蛋白质,最后再吃主食

三、爱上运动

一定强度的有氧运动

第一步:唤醒久坐的躯体

第二步:控制好运动心率

一般人在安静状态下的日常心率是60~100次/分钟,所以你的运动心率只要高于100次/分钟即可,一般建议保持在107~125次/分钟之间

减少脑力消耗,让大脑更敏锐

一、能不用就不用

将宝贵的脑力用在重要的事情上,不重要的事尽最大可能不耗费脑力

二、用好惯性思维

建立习惯

高质量的框架替换已有的低质量框架,并形成新惯性思维

三、避免过度思考

1.设定思考的截止点

2.以行动为目的思考

(1)减少对无法改变的问题的思考

(2)减少对小概率事件的思考

(3)减少对行动风险的过度思考

减少情绪消耗,不被情绪左右

类型

1.对外情绪劳动

2.对内情绪劳动

5个小技巧

一、情绪发生前

1.环境选择

(1)选择低情绪消耗的工作

(2)减少与高情绪消耗的人的交往

2.生理优化

(1)提高催产素的水平

有效减轻一个人的焦虑和压力

抚摸宠物;深度呼吸和冥想放松;听舒缓的音乐等

(2)保持适度的多巴胺水平

通过进行规律的运动,尤其是有氧运动(如跑步、游泳、骑自行车);充足的睡眠

有效提高情绪稳定

(3)提高血清素的分泌

有助于维持心理健康和情绪稳定

晒太阳

(4)减少皮质醇的释放

减少负面情绪的产生

放空大脑,适当休息,或者冥想、做深呼吸等。嚼口香糖

二、情绪发生时:认知转换

1.阿德勒的课题分离

2.远离“应该如此”

第一点,事情的发生自有它发生的理由,我未必能够知道,但我必须接受已经发生的一切。

第二点,抱怨事情不该发生是不让自己成长,如何根据已经发生的事情,给自己制造开心的机会才最重要

三、情绪发生后

1.避免损失

离开激发负面情绪的场景,避免负面情绪进一步发酵,这样就能做到第一时间避免损失了

原则:带着情绪不见人,见人不说话,说话不议论,议论不决策,决策不行动

2.行动转化

无论是正面情绪还是负面情绪,都能给你带来动力,负面情绪也只是向你传递某些需求未被满足的信号而已

我们要做的不是杜绝负面情绪的产生,而是减少负面情绪的消耗,甚至将负面情绪转化为积极行动

第一问:此刻,我有什么不好的感受呢?

负面情绪一旦被识别,就会很快消失。

第二问:我不想要这个不好的感受,我想要什么呢?

第三问:围绕我的需求,我该如何做呢?

第四问:我现在要做的是什么呢?

减少意志力消耗,让自己更自律

意志力是体力、脑力和情绪的综合体

一、减少非必要的意志力消耗

讲有诱惑力但长期无收益的东西,避免出现在自己的环境和视野中

游戏,高热量食品,短视频等

二、降低意志力的消耗强度

1.降低感知难度

(1)降低任务开始时的感知难度

不要做得多,更不需要做得好,先做一点点就行

只要你开始做一点点,你就会不知不觉地完成大部分计划。哪怕最后你真的只做了一点点也无所谓,因为这本就是你一开始的计划,总比什么都不做好,完全不会影响你的自我效能感

(2)降低任务执行中的感知难度

多轮迭代

第一遍先做自己能做的,在心里告诉自己:第一遍无论做得怎样都行,因为第二遍、第三遍还会再改

2.利用恐惧和紧迫感

利用自己的责任心,虚荣心等,比如做砸了被客户骂,老板骂

用DDL对别人的交付,产生紧迫感

3.创造持续激发状态的环境

4.用好外部监督

押金打卡自律

第四部分:减少完美主义

减少对标准的过度拔高,做到刚刚好

一、不重要的事,做到及格就是刚刚好

一个人的精力和资源是有限的,无法事事都做到90分。

二、重要的事,做到“不镀金”就是刚刚好

1.学会划定范围

比如ppt不做排版,格式要求

2.截止日大于质量

三、有些事,必须做得刚刚好才符合标准

加班的“度”​:加班太多,虽然短期完成的任务更多了,但长此以往,大脑会晕晕沉沉,从长期角度来看,完成的任务(特别是高价值的任务)反而更少,而且身体还受损了

学习的“度”​:针对某一主题的学习,学到当前阶段够用的程度就可以,如果再无休止地多学,不仅起不到学习深化的作用,反而挤压了其他重要主题的学习时间。

交往的“度”​:初见一个陌生人时,假如你表现得太冰冷,别人会觉得你难以接近;但要是你过分热情,又会让人担心你无事献殷勤,会不会有所图。

四、有些人,更适合做到刚刚好

凡事做到80分,你会发现事事你都能应付自得游刃有余

好处一:更容易满足,人最大的痛苦之一是欲望和能力不匹配

好处二:更可持续持有刚刚好的人生态度的人,做事其实更具有可持续性,因为他们对失败的容忍度比较高

帮你明确重点、确定事情最适合做到的程度,将宝贵的时间、精力和资源用在最值得用的地方,从而更能坚持做某事。

精力,时间不够用,总是不能保质保量完成任务怎么办?

破除对开头的完美预期,敢于从“烂”开始

拖延症-迟迟不敢开始做怎么办?

一、烂开始起头

【思维】管他呢,先做了再说

行动力模型

●足够的动机(Motivation)

●实施这个行为的能力(Ability)

之所以一拖再拖,迟迟不敢开始做某些重要的事,主要原因就是你认为自己的能力不足以做好这件事

●实施这个行为的触发器(Trigger)

二、烂开始起的头,如何更好地走下去

1.短:任务周期短

分解出来的小任务,其完成的周期要小于你保持耐心的时间。

2.平:完成阻力小

将任务分解为难度更低的多个小任务

3.快:见效快

最好是一完成,就有即时的表扬或奖励这样的正向反馈

提高自我效能感的方法

三、烂开始的开头,如何得到高质量的结果

多迭代

1.明确每一轮的迭代目标

2.每一轮的调整要聚焦

降低对过程的自律要求,接受自己的拖延

如果你是重度完美主义者,可能还会追求做事过程中的绝对自律,要求自己做到每一步都跟计划严丝合缝,不能接受自己的拖延

享受拖延的积极作用

1.拖延可以帮你逃避压力和焦虑

2.拖延可以激发你的创新思考

如何减少拖延?

方法一:​“以疏代堵”​,避免适得其反

拼命压抑自己工作一天后,晚上报复性熬夜,甚至报复性放纵好几天,浪费的时间更多。

累了就休息

饿了就吃

方法二:​“积极调整”​,允许自己重整旗鼓

计划失败并不可怕(因为在绝大多数情况下,我们的计划都不能按时完成)​,但计划失败后的沮丧和放弃才可怕

【调整前】计划失败→沮丧→放弃→过一阵子再制订新计划→计划继续失败

【调整后】计划失败→分析计划失败的原因→有针对性地进行调整→继续执行调整后的计划

方法三:克服能力实体观,拒绝故意的拖延

在完美主义者的意识里,我做的事直接反映了我的能力,我的能力决定了我的价值。这种沉重的思想包袱,让他们容不得瑕疵的存在,要么不做,要做就要做到最好

(1)持能力增长观的人认为,能力是可以通过努力提高的

他们不在意某次或某几次的失败,更不会由此认定自己能力差,他们只会认为这是由于自己目前的方法不好或努力不够导致的,并会积极改进

(2)持能力实体观的人认为,能力是固定的,不可改变的

因此宁可承受拖延带来的痛苦后果,也不愿意承受努力之后却失败了的耻辱。相较于“无能”​(这就是他们深感恐惧的失败)​,他们更愿意被贴上“懒”​“不用心”等标签

避免对结果的自我苛求,多多自我谅解

坏处

一、自我效能感降低

习惯性地认为自己不行

二、自我妨碍策略的诱发

将失败归因于自己,但你会找一个让自己的自尊能接受的理由,然后再有意地将这个理由刻意放大为主要原因

因为害怕失败,而去主动制造失败

我不是不行,我只是没发力

三、​“破罐子破摔”的恶性循环

过于严厉的自我批评会带来强烈的懊恼感和自责感,从而让人将接下来的精力和时间,都用于对过去的懊恼和自责

如何做到自我谅解?

自我提问一:我为何会有负面情绪?

自我提问二:其他人也会这样吗?

自我提问三:我下一步要做什么?

第五部分:综合应用

333时间管理法

what,什么是333时间管理法

三大规划原则

要事第一

足够弹性,40%留白时间

以终为始

三大执行方法

烂开始

超专注

习惯化

三大长期保障

体力保障

脑力保障

情绪保障

why,为什么要使用333时间管理法,解决什么问题?

有时时间不够用,有时却又闲得不知道干什么

每天忙得不行,但重要的事好像一点没完成

总是在拖延,有些事拖得自己都不好意思再提

总觉得筋疲力尽,晚上不想睡、早上不想起

how,如何掌握?

准备:适合自己的时段及事项划分

根据以终为始的规划原则

1.一周时段划分

类型

要事时段、计划内其他事项时段、留白时段和弹性时段

2.一周事项划分

类型

A类(计划内的要事)​、B类(计划外的紧急事项)​、C类(计划内的其他事项

方法

①划分时段;

一周时段划分

好处

好处一:事项的安排更符合你自己的生物钟

好处二:减少意志力消耗,事项执行更自然、更轻松

方法

动作1.1:分别写下你起床和睡觉的时间

动作1.2:在起床和睡觉时间之间,填入洗漱、一日三餐、陪伴家人、通勤及休息的时间

动作1.3:填入你工作/学习/生活中的大段时间划分

动作1.4:补上留白时段

②归类时段;

归类时段后的输出

好处

好处一:更能实现要事第一

好处二:实现足够弹性

方法

动作2.1:归类要事时段

动作2.2:归类留白时段

动作2.3:归类弹性时段

动作2.4:归类计划内其他事项时段

③列出所有事项;

列出一周所有事项后的输出

方法

动作3.1:罗列事项

动作3.2:分解事项

将一些大的事项,如年度计划、年度日常任务和重要项目,分解出一周内需要完成的具体事项

④归类事项

归类事项后的输出

好处:通过将要事与其他事项区分开,你可以更加专注于要事的完成

方法

动作4.1:归类A类要事

A类要事主要来自年度计划、重要项目的分解,或者你临时想起的与你人生目标相关的重要事项,这些事项归类为A类事项(计划内的要事

动作4.2:归类B、C类事项

B类事项(计划外的紧急事项)不需要提前计划,它们是在执行过程中突然出现的事项

C类事项(计划内的其他事项)

日历事项(执行时间固定)和待办事项(执行时间不固定或尚未确定

规划:制订可行的周计划

周要事计划中,只计划A类事项(计划内的要事)​,其他事项一律不计划在此表中

记录的是C类事项(计划内的其他事项)中,执行时间固定的日历事项

待办清单中记录的是C类事项(计划内的其他事项)中,执行时间不固定或尚未确定的待办事项

方法

步骤一:分配时段

动作1.1:将时段分为7天

动作1.2:给各事项分配适合的完成时段

C类事项的分配(计划内的其他事项

1.需要连续大段时间且不能分心的事项,应该分配到计划内的其他事项时段。

2.不需要连续大段时间的事项,或者虽然需要连续大段时间但可以在分心的情况下完成的事项,应该分配到各个弹性时段中,比如早起反思、请人吃午饭、理发等

4.执行时间不固定或尚未确定的待办事项,不需要提前分配时段,有空闲时间就可以处理,没有空闲时间则可以不处理。

步骤二:更新要事(A类)

动作2.1:修改表格时段

1.每个时段的持续时间不超过2小时。如果某个时段超过2小时,将其拆分为几个时段,确保每个时段的持续时间都在2小时以内

如果周一有个时段是10:00—11:30,周二有个时段是11:00—11:30,那么将其拆为10:00—11:00、11:00—11:30两个时段,确保每天的每个时段都有独立的一行

3.每个时段在表格中占据两行。上面一行是计划内容,下面一行是实际执行情况。

动作2.2:标识留白和弹性时段

动作2.3:填充要事时段

步骤三:更新日历-C类事项(计划内的其他事项)

好处

为什么不放在周计划中

1.不将非要事放在周要事计划里,可以避免你分散注意力去处理这些事项,更容易在要事时段内专注处理要事

2.当你看到周要事计划中的事项较少时,会感到心情轻松,大脑就能够调动更多的认知资源和情绪资源。

3.将C类事项记录在日历中,有两个特别的作用

第一,将事项写下来,人们很容易就会觉得它已经完成了,并且感到安

第二,将这些C类事项记录到带有自动提醒功能的日历中,可以避免遗漏。因为到了执行时间,日历会自动提醒你。

方法

新建日程,填上事项名称、开始/结束时间,以及是否要定时或重复提醒

步骤四:更新待办-C类事项(计划内的其他事项)

为什么既不将待办清单中的事项放在周要事计划中,也不放在日历中呢?

第一,这类事项的执行时间不固定,因此不需要通过日历进行提醒;

第二,有些事项甚至尚未确定是否要做,因此更没必要放在日历中

执行:更高效地执行周计划

场景一:正常按计划执行的场景

步骤1:执行前的预先了解

每天早起反思时,你可以打开周要事计划,查看当天安排的要事是哪些,以及它们分别要在哪些时段里完成

再浏览当天的日历,看看当天有哪些要做的其他事项

待办清单则可看可不看

步骤2:执行时的按部就班

1)要事时段:只做要事,抵制一切干扰

(2)日历时段:当提醒出现时,处理当天计划内的其他事项

(3)弹性时段或留白时段:如果有空闲时间,可以查看待办清单并完成可做的事项;如果没有要处理的事项,可以自由安排其他事项,甚至是娱乐或放空

步骤3:执行后的及时记录

第一点,用不同的字体颜色,标识不同的完成情况

(1)黑色:代表当天原定的工作计划(计划内)​

(2)蓝色:代表当天突然增加的任务(计划外)

(3)红色:代表需重点关注的工作(当天未完成

(4)灰色:代表已完成的工作

第二点,不仅是要事的执行情况,所有在本时段处理的事项,包括日历中的事项、待办清单中的事项以及计划外的事项,都应记录在实际执行中

第一,要事被延迟,除了因为计划时的盲目乐观导致预估的时间不足,最主要的原因就是被其他事项干扰

第二,很多时间管理方法,会建议你花一周时间记录自己每天的时间使用情况,但这很难达到预期效果,因为这是需要额外完成的任务,既增加了负担,又不会立即产生效果,很难坚持下去

第三点,一定要及时记录

(1)避免事后回忆的失真

(2)降低复盘的难度

(3)可即时纠偏

场景二:遇到内外干扰的场景

番茄钟25-5

好处

好处一:有效缓解拖延问题

好处二:长期保持精力旺盛

好处三:提高思考效率,激发创意

TIPS

注意事项1:尽量手动设置番茄钟的时间并使用背景音乐

注意事项2:逐步增加连续使用的番茄钟数量

注意事项3:控制使用番茄钟的上限

连续工作的番茄钟使用上限为5个,当连续工作5个番茄钟后,应该多休息一会儿,至少休息25分钟

平时一天使用8个番茄钟,不超过12个

场景三:精力不足的场景

番茄钟25-10/15

3大保障

体力保障

(1)睡眠是第一要保障的

优先级高于运动、高于工作、高于学习,也高于休闲

(2)饮食是第二要保障的

少食多餐并选择升糖指数低的食物

(3)锻炼是第三要保障的

每周进行3~4次、每次持续30分钟以上的运动

边运动边做你喜欢的

脑力保障

使用成熟的框架和惯性思维,规律化,减少不必要的脑力消耗

情绪保障

(1)树立价值观

给你做的事赋予意义,将其由必须做变为自愿做,这是保持长期积极情绪的最好方法

(2)提高催产素的水平

和宠物玩耍可以刺激催产素分泌,让人感到放松愉快

(3)提高血清素的水平

有氧运动,使人感到积极

(4)增加多巴胺的分泌

享受美食,尽情玩耍,使人感到快乐

(5)减少皮质醇的释放

通过放空、工作时适当休息和嚼口香糖的方式,减少皮质醇的释放,减轻压力

应变:灵活应对各种意外情况

意外情况一:拖延着不开始

畏难心理

1.烂开始

2.短平快

进入工作状态最好的方法就是开始工作

意外情况二:计划刚开始就未如期执行

1.心态上的调整:破除完美主义,接受不完美

2.行动上的调整:及时调整当天的计划

意外情况三:要事执行超时

1.短期应对:调整计划

(1)挪用下一个要事时段,将下一个要事挪到留白时段完成

(2)放下这个要事,先完成下一个要事时段应该做的要事,然后利用留白时段,甚至挤占部分弹性时段来完成这个超时的要事

(3)如果时间实在腾挪不开,可以取消优先级较低的要事,并将其推迟到以后完成

2.长期应对:优化要事用时的预估

悲观预测时间:预估时间量*1.5或2

(最乐观的时间+最可能的时间×4+最悲观的时间)/6

意外情况四:有紧急事项插入

4D

Delete (1)首先是删除,即优先拒绝

Delegate (2)如果无法拒绝,你可以选择委托,将任务委托给别人

Delay(3)采用推迟的法则

Do(4)只有在无法推迟的情况下,你才接受立即做

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