专业版办会流程思维导图

一是及时，使参会人员有充裕时间做好准备

二是准确，防止重发、错发、漏发

在召开紧急会议需要电话通知时，要注意信息的准确传达，避免出现“明天”、“后天”等字眼，防止产生歧义。

准备有关会议议题的必要资料，核对、整理后发至参会人员或放在座位牌旁，便于与会者阅读和做好发言准备。

会场要提前做好布置，要根据会议的形式提前布置好徽标、标语、桌牌，主席台怎么摆放，是否需要投影仪等。

分会场的门牌等东西都要提前准备好，列好计划，一项一项的逐步落实。

对人员数量进行统计，为与会人员提前预定好餐厅和房间。

会议报到是与会人员身份再确认的过程，是与会人员领取会议证件、文件材料、办理住会手续的必要环节

通过报到能及时使与会人员了解会议安排，掌握会议动态，同时也能使会议组织者及时知晓与会人员的情况。

会议材料可以在会前通知各单位派人领取，也可以在会场签到处一并发放，或是提前放置到与会人员桌上。

安排工作人员定时供应茶水，巡回检查会场内的音响、灯光、屏蔽等情况，发现问题及时补救

遇到特殊情况需要向会议主持人汇报时，要采取灵活的方式处理，最大限度地减少对会议的影响。

会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会议召开时，在会议室门口安排专人值班，防止无关人员进入会场，禁止大声喧哗

发现会场内不遵守纪律的行为，予以提醒和制止，要注意做到言辞温和有礼，态度严肃认真，行动不温不火。

归档后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来，按顺序装订成册，以备查考

有些会议还要做好录音、录像资料的收集整理。根据保密原则，对需回收的会议资料要逐份清查回收。

分析总结会务工作中的经验和教训，找出规律性的东西，以做好今后的会务工作

注意收集参会人员对会务工作的意见，虚心采纳，整改提高。