团队培训之档案管理思维导图

归口管理在人资部

涉及公司产品研发和操作方面的技术秘密

归口管理在财务部

来往公文、过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、公司管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、合同、报表、荣誉实物、证件、影像资料等档案

如有新增文件或遗漏文件，各部门需及时进行预先的统计与整理

如在整理的方法上有更好的建议，请及时联络行政部进行修正

原则上每一项工作一结束，就需将所有的相关资料送至档案管理人处进行归档

对于正在进行的各项工作所涉及的文件，各部门应作好‘预先归档’工作，整理方法与‘范本’相同

外来文件的收发：由行政部进行统一接收，并作好登记、存档，再分发到各个部门，各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档

行政部保留档案原稿，如有特殊情况需保留复印件需在‘文件收发记录表’上的备注栏上注明

当有新的档案资料时，行政部应及时进行更新

严禁私自对各种发行的档案进行复印

各部门所签订的合同、标书、到货、代理、授权、协议等资料，全部整理完毕后，送交由行政部统一归档

档案查阅须填写《档案查阅登记表》后现场查阅，不得带离

需要复印的档案时，须由部门负责人及行政部负责人签批同意后，复印人签字存档才能进行

行政部负责定期整理档案，造册并制订索引