企业管理者：精力管理思维导图
对企业管理者中精力管理的概述
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思维导图大纲
企业管理者：精力管理思维导图模板大纲
1．中层经理的时间管理
>> 企业中员工的工作时间安排普遍存在下述现象：
早上8点钟上班，工作前准备用去半个小时。
8点半到9点半清理前一天积压的工作，需要一个小时。
9点半到10点半，不同部门的员工开始互相串联，互相打扰。
10点半到12点通常是会议时间。
12点到下午2点是午饭和休息时间。
2点到4点又是相互沟通与协调。
4点到5点，或者开会，或者聊天，或者发呆。
5点到5点半，准备下班，或者准备加班。
晚上加班时，很多企业的员工或是上网聊天，或是发呆甚至睡觉。
>> 时间是一种特殊的稀缺资源，它的特殊性在于：
无法失而复得：时间无法像失物一样失而复得。它一旦丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。
供给毫无弹性：时间的供给量每天是固定不变的，在任何情况下不会增加，也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。
无法蓄积：时间不像人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。
无法取代：任何一项活动都需要消耗时间，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源，它是不可替代的。
>> 德鲁克的研究，卓有成效的管理者有五个特点：
时间管理
分清内外
用人所长
要事优先
善于决策
>> 在中层经理人的所有管理技能中，时间管理最容易被忽略，中层经理时间安排有如下六个特点：
特点一：关联多，习惯将时间平均分配给上下左右，没有主次。
特点二：很难抓住重点，眉毛胡子一把抓。
特点三：没有自己可支配的自由时间，完全被动应付。
特点四：专注于小事，忽略对事件的预测，耽误时机。
特点五：不能很好地利用零散时间。
特点六：会议很多，且没有会议计划。
>> 图9.1 各层级管理者大体工作时间分布
>> 中层管理者的时间管理，有其特殊性，进行行之有效的管理，关键在于把控好三个大的方向：
第一，做好时间分配，根据自己所处的管理层级和组织、部门的实际情况，对各个大的板块进行时间划分，做到时间分配的科学化。
第二，进行充分授权，上下级之间明确职责，不越界，做管理者该做的事。
第三，掌握科学的时间管理技能，合理利用、管理时间，不让随时跳出来的各种“猴子”占用、打断自己的时间，提升专注力，提高单位时间的价值和效能。
2．高效时间规划，决定团队效率
>> （1）提升规划力
每天你都需要弄清楚以下这些问题：
今天都有哪些文件需要上报？
什么时间上报？
向谁汇报？
哪些资料需要准备就绪并与客户确定工作流程？
有多少个电话需要沟通？
它们分别需要多少时间？
还有多少由自己个人支配的时间？
>> 下面有一个表格，可以用来评估自己的规划力水平：
>> 表9.1 规划力测试
>> （2）合理分配时间，不加班加点
>> 时间的合理分配，体现在以下几个方面：
一年之计在于春，一日之计在于晨，做好年度、季度、月度、每周、每日的工作规划，使各项工作有条不紊地推进；
随时检查日表中的任务，再统筹协调安排；
能否最大限度地利用好时间，是否在合适的时间完成合适的任务；
分析任务并归类：可以删除的、可以少花时间的、可以委派别人的、可以合并的；
利用好上午时间，上午是可以取得最大工作效益的时间段。
3．分清轻重缓急，紧急重要的事情先行
>> 时间管理技能：
>> （1）分清任务的轻重缓急
>> 如何才能分清主次，把时间用在能够带来最大工作成效的地方呢？有三个判断标准：
>> 第一，什么是必须去做的？
>> 第二，哪些事情能带来最高绩效回报？
>> 第三，什么事情能带来最大的满足感？
>> （2）借用“象限时间管理法”
>> 四个象限：
Ⅰ象限是又重要又紧急的事情，
Ⅱ象限是重要但不紧急的事情，
Ⅲ象限是紧急但是不重要的事情，
Ⅳ象限是不重要也不紧急的事情。
如图9.2所示：
>> 图9.2 时间管理象限示意图
>> 如何安排这四类工作的先后顺序呢？要把握好以下三条原则：
第一，Ⅰ象限是紧急且重要的工作，当优先处理，这毋庸置疑，当工作中出现了这类紧急且重要的任务时，应停下手头其他工作去“救火”。
第二，对于Ⅱ象限和Ⅲ象限的工作次序安排，有一定争议，有人认为应该先处理Ⅱ象限（重要但不紧急）的工作，也有人主张应该先处理Ⅲ象限（紧急但不重要）的工作。我们先来推演一下两种处理模式的后果，Ⅱ象限工作重要但不紧急，如果不做的话，这类工作随着时间的推移，会变得越来越紧急，突破一定临界点后，就会变成Ⅰ象限工作，会变成突发事件。如果Ⅱ象限工作拖延不做的话，这类工作很可能会由于错过最佳时机而消失，由此遭致一定的损失。怎么处理这种矛盾呢？当时间有限，只能作出取舍选择时，那么应该选择Ⅱ类工作，以确保重要工作的完成。如果时间充足，或者可以延长工作时间的话，为了不耽误工作，可以统筹安排，即在Ⅱ类工作尚未变成Ⅰ类工作之前，先把Ⅲ类工作完成，再按部就班地处理Ⅱ类工作，这样可以两不耽误。
第三，避免让Ⅱ类工作演变成Ⅰ类工作。Ⅱ类工作一旦演变成Ⅰ类工作，会造成突发事件，比较急迫，难以处理，会打断经理人的正常工作进程，因此要注意做好工作预警，避免这种现象的发生。
>> 可以采用的方法包括：
替代：寻找到比此任务更重要或紧急的任务，或以更有成效的任务代替该任务，从而使得时间利用率更高。
授权：将任务的处理权授予他人，由他人代为处理。
舍弃：对部分任务，如果其重要程度和紧急程度都不高，可果断将之舍弃，腾出更多的时间来完成其他工作。
增加：对重要任务，要通过增加时间分配、增加工作量的方式，使该类任务的处理更加完美。
改进：改进部分任务的性质，可设法将Ⅰ类任务改成Ⅱ类任务。
杜绝：突发任务、重要任务和紧急任务一般也无法回避，因此，只能对不重要且不紧急的任务进行杜绝。
确保：确保重要任务能保质保量地按时完成。
聚焦：安排专门时间段，集中精力处理重要事务。
少做：少做不重要的工作。
不做：对不重要不紧急的任务可以选择不予理睬，特殊情况下，可以不做，以换取处理其他任务的时间。
4．抗干扰时间管理
>> Ⅲ象限（紧急但不重要）的工作多是这种干扰性工作（见图9.3）。
>> 图9.3 各类工作的构成
>> （1）减少来自上下左右的干扰
>> 表9.2 减少干扰的方法
>> （2）明确岗位职责，理顺工作流程
>> （3）设定“不被干扰”时间
5．精力管理，管理个人和团队的“精神流”
>> 管理好自己和下属的精力，意味着高效运作的团队。一个优秀的管理者，应该是一名精力管理的高手，不仅仅应该关注企业的资金流、信息流和物流，还应该关注自我和团队成员的“精神流”。
>> （1）提升专注力
>> 为了提升专注力，艾伦在其著作《搞定I：无压工作的艺术》中还提出了“GTD”（Getting Things Done的缩写，翻译过来就是“把事情做完”）。它的基本原则是，用记录的方式将头脑中的各种任务移出来，并且安排好下一步行动，这样就能做到心无挂念，集中精力做好手头的事情。
>> （2）管理能量
>> 人的能量包括四个基本层面
身体
情绪
思维
精神
>> 能量管理的关键在于：
第一，能量管理计划首先从对体能的关注开始，因为一个好的身体能够产生更多能量。因此，领导者首先应该致力于增强、恢复和补充个人体能。很多管理者都反映，随着体能的增强，他们的工作效率也有所提高。
第二，要善于控制好自己的情绪，这样可以提高自身能量的质量。人往往都有这种体验，当自己情绪愉快的时候，往往就是工作绩效最高的时候。所以，要注意保持情绪的积极、愉悦。
第三，思想必须高度集中。具体而言，应尽量避免同时处理一大堆不同的事务，而应集中时间和注意力，逐项处理工作，如只在固定时段接发电子邮件，开会时坚决不接听电话，等等。
第四，要注意精神的力量，通常，当人们的日常工作和活动与他们最为珍视的、能够赋予他们意义感和目的感的东西相一致时，他们的精神能量就会发挥作用。为此，你需要厘清优先事项：做自己最擅长和最喜欢的工作；有意识地为生活中最重要的领域分配时间和精力，认真工作，关心家庭、健康；还要时刻奉行自己的核心价值观。
>> （3）建立个人能量管理模型
>> 一天中的时间对应的能量质量高低划分：
>> 表9.3 时间段对应的能量级
>> 在每个不同的时间段，适合处理的工作和事务也不尽相同，具体可参照下表：
>> 表9.4 各时间段工作安排
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