采购货物的要点思维导图

供应商的选择是采购管理成功的关键因素

一个合适的供应商能提供合适的、高质量的、足够数量的、合理价格的、准时交货的物资供应

并具有良好的售后服务。供应商的选择必须做出基本的决策

一是决定自制还是外购；二是选择外购要进行一系列评估来确定供应商

为有效地进行采购，配送中心的采购部门必须考虑供应商旅行合同情况的记录、自己所购物料项目的分类表等

选择好物料的供应商后，配送中心的相关采购人员就要发出采购订单。

有些情况下，物流配送中心与供应商签有某种商品的销售协议，这样的话，双方就可以按销售协议供货了

如果没有销售协议，配送中心就要进行采购订单的拟定工作

采购订单必须是书面形式，即使采购订单是通过电话发出的，随后也要补上书面的订单

采购订单发给供应商之后，配送中心要对货物订单进行跟踪或催货

在一些企业中甚至会设有专职的跟踪和催货人员

跟踪是对采购订单所做的例行追踪，以便能确保供应商能够履行其货物发运的承诺

跟踪也有利于及时发现采购中的问题，例如，产品质量问题，发运环节问题等

配送中心发现问题后可以及时与供应商沟通，尽早解决问题

是对供应商施加压力，使其更好地履行发运承诺

如果供应商不能很好地履行采购协议

一般来说供应商是经过严格程序选择的，因而其遵守采购协议的信用是可靠的

催货仅适用于采购订单的一小部分，但是，在物资匮乏或竞争激烈的时候，催货有很重要的意义

许多配送中心都设立专门的验收货物的职能部门

货物验收的基本目的是确保发出订单采购的货物已经实际到达；检查到达的货物是否完好无损

确保到货的数量与订购数量一致；将货物运送到指定的仓库存储或转运

在货物验收时，有时会发生货物短缺现象。这一情况可能是运输过程丢失造成的

也可能是发运时数量就不足；所有这些情况验收部门要写出详细的报告交给供应商

货物验收完毕，采购部门将按照采购协议支付供应商的货款。此环节主要注意发票的审核。

经过以上所有步骤之后，对于一次完整的采购作业，最后还要更新采购部门的采购记录

这一工作是把采购部门与采购订单有关的文件副本进行汇集和归档，并把其中想保存的信息转化为相关的记录

需要保存的记录主要有采购订单目录、采购订单卷宗、采购商品文件、供应商历史文件、投标历史文件、采购协议(合同)等

采购订单签发后并不是采购工作的结束，必须对订单的执行情况进行跟踪

防止发生对方违约的事件，保证订单顺利执行，货物按时进库

对订单实施跟踪还可以随时掌握货物的动向，万一发生意外事件，可及时采取措施

避免不必要的损失，或将损失减小到最低水平

货物运到自己的仓库后必须马上组织人员对货物进行验收

验收是按订单上的条款进行的，应该逐条进行，仔细查对

除此以外，还要查对货损情况，如货损超标，要查明原因，分清责任，为提出索赔提供证据

货物验收完毕才能签字认可。

支付货款以前必须查对支付发票与验收的货物清单是否一致，确认没有差错以后才能签字

付款是一个动态连续的过程，对其管理应纳入企业管理信息系统

以采购管理子系统方式实现包括采购计划、订单、验收货物、确认发票、付款等几部分的控制功能